7. Взаимоотношения с поставщиками

Ведение справочника поставщиков технически не отличается от регистрации нового сотрудника (см. главу «5.4. Регистрация учётной записи пользователя»). Для входа в справочник необходимо в главном меню выбрать «Закупки» и далее «Поставщики».

В открывшемся окне находится список (справочник) поставщиков, если таковые уже были внесены, с их общими данными. Для внесения нового поставщика достаточно нажать на кнопку «Создать» и внести все необходимые данные.

Если взаиморасчёты происходят через банк, то его название и номер счёта указываются в соответствующих полях (подробнее про внесение новых банков см. главу «12.2. Справочник банков»). Персональный код поставщику присваивается системой автоматически.

Число поставщиков не ограничивается тарифными планами и может быть сколь угодно большим.

Для редактирования данных о поставщике и изменения его статуса достаточно просто кликнуть на его названии или код. В открывшемся окне присутствуют те же поля, что были доступны при регистрации. Кнопка «История» позволяет просмотреть историю всех изменений, которые производились с данным поставщиком.

Поставщики могут иметь два состояния — «Введён» и «Архивный». Первый задаётся по умолчанию и означает, что с данным поставщиком ведётся деятельность. Если же деятельность только планируется или прекращена, то необходимо изменить статус на «Архивный». Делается это в процессе редактирования, посредством переключателя, расположенного в правой части экрана, непосредственно под кодом поставщика.

7.2. Приходы товаров от поставщика

Для регистрации получения товаров от поставщика нужно воспользоваться закладками «Закупки» — «Приходы товаров от поставщиков». В открывшемся окне отображается список всех приходов, расположенных по дате их регистрации.

Для создания нового документа о приходе товара необходимо указать «Создать» и заполнить в открывшемся окне все необходимые поля, указав время и дату (по умолчанию задаются текущие), получателя (склад или РТТ) и ответственного за получение работника. Там же задаётся и список получаемых товаров.

Процедура эта схожа с созданием номенклатурного справочника (см. главу « 6.1. Организация структуры товарного справочника»). Поле «Номер документа» служит для указания номера документа. Если оставить его пустым, то система заполнит его автоматически, просто указав в нём порядковый номер документа (от момента начала деятельности предприятия). Код документа задаётся автоматически.

Если поставляемые товары уже внесены в базу, то можно просто нажав на «Добавить» выбрать в открывшемся окне нужные наименования (и тут может очень пригодиться инструмент «Фильтр»). В полученном списке можно вручную задавать количество и цену — для этого необходимо просто кликнуть на соответствующем поле.

Важно! Проведение процедуры прихода от поставщика невозможно с пустым номенклатурным справочником. Более того, он должен содержать все полученные наименования. Если вы получили новые товары, сначала введите их любым удобным способом в номенклатурный справочник (см. главу «6. Товарный (номенклатурный) справочник»). Иначе система выдаст ошибку импорта. Если товаров несколько, то их можно добавить вручную. При большом количестве товара воспользуйтесь процедурой импорта.

Если список полученных товаров велик, то при оформлении прихода лучше не добавлять их вручную. Воспользуйтесь кнопкой «Импорт» для импортирования файла Excel, полученного от поставщика. Так же, как и при создании номенклатурного справочника, очень важно, чтобы этот файл содержал указанные в примере поля. О том, что их можно задавать самостоятельно и как это делать, рассказывается в главе « 6.1. Организация структуры товарного справочника».

Если какие-либо товары решено удалить из списка получаемых, то они просто выделяются, после чего нажимается автоматически появляющаяся кнопка «Удалить».

Документ прихода товара от поставщика может иметь 4 статуса:

• Введён— в данном состоянии документ готов к использованию, но ещё не «запущен в дело». Имеется возможность отредактировать его: изменить склад, ответственное лицо, добавить товары и т. п. Более того — это единственный статус, допускающий возможность редактирования.
• В пути— поставка ожидается в ближайшее время. Редактирование на данном этапе уже невозможно.
• Отменён — этот статус указывается в том случае, если по каким-либо причинам решено было отказаться от получения товаров.
• Завершён— задаётся после того, как товары получены и распределены.

Статус «Введён» задаётся автоматически при создании документа. Изменить его можно лишь один раз. Документ отмеченный, например, «В пути» уже не может получить статус «Введён». Изменение на другие статусы допускается в любое время.

Важно! Следует помнить, полученный товар будет учитываться системой только в том случае, если документ прихода переведён в статус «Завершён».

При необходимости документы прихода товаров можно выгрузить на компьютер. Выделяем в списке нужное и нажимаем на появившуюся кнопку «Печать». Как уже отмечалось в главе «3.3. Использование, интерфейс, полезные приёмы», система workabox не отправляет информацию непосредственно на принтер, а осуществляет «печать в файл». То есть пользователю предлагается сохранить файл в формате Excel в любом удобном для него месте.

В дальнейшем, на основе документов приходов от поставщиков создаются документы внутренних перемещений товаров. Они необходимы для распределения полученных товаров по складам и магазинам. Подробности см. в главе «8. Управление товарными запасами».

7.3. Возвраты товаров поставщикам

Выбираем в главном меню «Закупки» и «Возвраты товаров поставщикам». Технически процедура эта мало чем отличается от прихода товаров, даже статусы схожие. Вот только склады в данном случае задаются не как получатели, а как отправители.

Так же, как и в случае с получением, в таблице возвращаемых товаров можно указывать количество товаров и их стоимость. Если имеется готовый файл Excel, содержащий товары подлежащие возвращению, то он просто импортируется в систему.

Если по каким-либо причинам необходимо вернуть всё количество указанного в документе товара, то удобнее будет воспользоваться кнопкой «Операции». При осуществлении возврата она позволяет установить максимальное количество для выбранного наименования, отпадает необходимость указывать эту цифру вручную, снижается вероятность ошибки.

7.4. Заказы поставщикам

Аналогичным образом создаются и заказы поставщикам. Принципы действий тут схожи с теми, что требуются в приходах или возвратах. Разница заключается лишь в большем количестве статусов. Их тут 7:

• Черновик — назначение понятно из названия. Данный статус задаётся автоматически и единожды, позволяет вносить любые поправки. Возвращение к «Черновику» после смены данного статуса невозможно.
• Объединён — этот статус указывает на то, что данный заказ объединён с другим или с другими. Подробнее про объединение заказов рассказывается ниже.
• Отменён — статус необходимый на тот случай, если решено было по какой-либо причине отказаться от заказа.
• Сформирован — означает, что заказ полностью сформирован, и можно приступать к его обработке. Этот статус полезен в тех случаях, когда заказ составлен менеджером из магазина, который тем самым указывает, что он закончил свою работу и её должен проверить, например, менеджер из головного офиса.
• Обрабатывается — этот статус является логическим продолжением предыдущего. Перед тем как начинать проверку, менеджер из офиса выставляет его с целью указать, что заказ принят в работу.
• Обработан — после того, как все проверки осуществлены, заказ одобрен, выставление данного статуса означает, что заказ уже отправлен поставщику.
• Завершён — все заказанные наименования уже получены, работа в данном направлении завершена.

Нередко бывает необходимо объединить несколько заказов в один. В результате процедуры объединения формируется новый консолидированный заказ, содержащий в себе просуммированные данные из всех объединённых заказов. Для процедуры объединения необходимо выбрать необходимые заказы в списке и нажать «Объединить». Объединять можно только заказы, находящиеся в статусе «Обрабатывается».

Также заказы поставщикам можно создавать из внутренних заказов, которые магазины пересылают в головной офис. Подробности про внутренние заказы расписаны в главе «8. Управление товарными запасами».

После того, как заказ готов, его можно выгрузить в виде файла Excel к себе на компьютер. Для этого используется кнопка «Печать». Полученный файл можно отправить поставщику по электронной почте или в печатном виде.