4. Структура предприятия розничной торговли

В розничной торговле задействованы как крошечные ларьки, так и огромные гипермаркеты. Самая простая розница состоит из головного офиса и одного магазина. Причём офис и РТТ могут находиться в одном помещении. Товары от поставщика в таком случае завозятся небольшими партиями непосредственно в магазин, склад отсутствует.

Более сложный вариант подразумевает ещё и наличие склада. Нередко для этой цели используется квартира ритейлера (которая при этом выполняет ещё и роль головного офиса). Наличие склада накладывает свой отпечаток на ведение торговли — всегда нужно знать, сколько товара находится на складе, а сколько на РТТ.

При развитии компании количество РТТ, принадлежащих одному головному офису, может расти. Но совсем не обязательно, что будет увеличиваться и число складов. Если имеющейся площади достаточно, то один склад может обслуживать все магазины. Если РТТ разбросаны на большой территории, то, с точки зрения логистики, их может быть удобно снабжать из нескольких складов.

Одного офиса достаточно для управления РТТ в пределах одного региона. Но когда бизнес разросся и вышел на национальный уровень, то могут потребоваться региональные офисы (представительства), а также привязанные к ним склады и РТТ.

По похожей схеме работает система франчайзинга. Вот только каждая из ветвей (представительство + РТТ + склады) может быть самостоятельным юридическим лицом или частным предпринимателем — франчайзи.

4.2. Основные объекты структуры предприятия в workabox

Сервис workabox позволяет создать три основных объекта структуры предприятия: представительство, розничная торговая точка (РТТ) и склад. Этого достаточно для ведения учета деятельности предприятия любого масштаба, от маленького семейного бизнеса до крупной торговой сети.

Начиная работу с сервисом, вы должны будете внести в неё все свои офисы, магазины и склады. Указав при этом их организационную структуру (кто кому подчиняется). Завершив эту процедуру, вы создадите основу, на которой и будет строиться ваша дальнейшая деятельность. Именно на этот фундамент и будет добавляться вся последующая информация: к магазину привязываться сотрудники, к складу товары и т. п. Подробности по созданию структуры — в главе «4.3. Создание структуры предприятия».

Следует помнить, что сервис workabox отличается высокой гибкостью. Вы всегда сможете полностью изменить ранее созданную структуру. Например, заменить одни магазины другими, изменить принцип организации и т. п. Количество некоторых из основных объектов структуры зависит от выбранного тарифного плана (см. главу «2.3. Доступные тарифные планы»).

Отметим, что склады и представительства могут создаваться условно. Ведь, как уже говорилось выше, в случае с малым бизнесом офис, склад и магазин могут находиться на одной территории. Однако workabox автоматически, при регистрации создаёт один офис и одну РТТ. Просто впоследствии пользователь задаёт им один и тот же адрес. Склад создаётся вручную при необходимости.

4.3. Создание структуры предприятия

Регистрация представительств/редактирование данных

По умолчанию, при регистрации в системе workabox создаётся одно представительство — головной офис компании. Всё что требуется от пользователя — указать его точные данные. Для этого необходимо войти в закладку «Предприятие» и выбрать «Представительства».

Вам откроется окно, содержащее список уже зарегистрированных представительств (как минимум, одно, созданное по умолчанию) — справочник представительств. Для редактирования данных необходимо просто кликнуть на нужное вам название или код (задаётся системой автоматически, при создании представительства). В открывшейся карточке представительства будут доступны несколько полей: название представительства, адрес и телефон.

Для создания нового представительства необходимо зайти в справочник представительств и воспользоваться инструментом «Создать». При нажатии на эту кнопку открывается окно, в котором необходимо заполнить ряд полей. Так же, как и в случае с головным офисом, необходимо указать адрес, телефон и название. Однако есть тут и два дополнительных пункта: «Родительское подразделение» и «Франчайзи». В первом необходимо указать, к какому из уже существующих представительств будет принадлежать вновь создаваемое. По умолчанию это головной офис. В качестве родительского подразделения может выступать только представительство или головной офис, но никак не склад и не РТТ. Второй пункт необходим при работе с франшизой (см. подробности в главе «4.5. Поддержка франчайзинга в workabox»).

Совет. Инструмент «Создать» присутствует не только в справочнике подразделений, но также и в карточке подразделения. Второй вариант позволяет не просто создавать новое, но в точности копировать уже имеющееся. Это удобно, когда отличия между подразделениями минимальны. Такой подход применяется и в других подобных случаях — регистрации РТТ, заведении новых сотрудников и т. п.

Каждое из подразделений может иметь два состояния: «Введён» и «Архив» (в правой верхней части окна, под кодом). Первое состояние означает, что подразделение активное и функционирует. Второе выставляется, когда работа подразделения по какой-либо причине прекращается. Также архивное состояние может быть полезно при введении нового магазина — он будет отмечен как «Введён», когда под него будет оформлена вся инфраструктура. Для выбора состояния достаточно просто кликнуть на нужном, а затем нажать «Сохранить».

Удалить однажды созданное подразделение невозможно, поскольку система сохраняет всю информацию о работе предприятия. Такие данные помогут в любой момент проследить полную историю функционирования предприятия с момента его регистрации в системе.

Персональные карточки представительств и РТТ в workabox построены так, что всегда есть возможность просмотреть, что именно подчинено данным объектам — достаточно просто кликнуть на соответствующую закладку. В случае с РТТ это могут быть сотрудники или кассы, а в случае с представительством — склады, РТТ, региональные представительства и т. п.

Регистрация РТТ/редактирование данных

Как уже говорилось выше, по умолчанию в системе создаётся одна РТТ. Увидеть её можно в справочнике РТТ. Для того, чтобы войти в него, необходимо воспользоваться закладкой «Предприятие», а затем «РТТ».

Работа с РТТ (заведение новых и редактирование уже имеющихся) происходит по тем же принципам, что и в случае с представительствами. Тут также необходимо указывать родительское подразделение, также существуют два состояния «Введён» и «Архив», играющие такую же роль. Задается название РТТ, адрес, телефон, прайс -лист, который будет действовать в этом магазине и др.

Важно. В случае с РТТ есть одно существенное отличие — их количество полностью зависит от выбранного тарифного плана (см. главу «2.3. Доступные тарифные планы»). Но учитываются при этом только РТТ имеющие статус «Введён». В случае, когда лимит, для введения дополнительной РРТ, уже исчерпан, необходимо будет либо вносить корректировки в тарифный план (см. главу «2.5. Смена тарифных планов»), либо переводить в «Архив» одну из тех, что имеют статус «Введён».

В отличии от Представительства в карточке РТТ имеются два дополнительных пункта: «Прайс-лист» и «Расчётный счёт по умолчанию». Первый определяет, по каким ценам будет продаваться товар в магазине (см. главу «9.3. Использование прайс-листов»). Второй же определяет банковские реквизиты, на какой расчётный счёт будут зачисляться деньги за товары, оплаченные с помощью платежной карты. (см. главу «12.3. Справочник банков»).

Что же касается пункта «Франчайзи», то он подробно рассматривается в главе «4.5. Поддержка франчайзинга в workabox».

Регистрация склада/Редактирование данных

Процессы регистрации нового склада или редактирования уже имеющегося такие же, как и в случае с основными объектами структуры workabox. Каждый из складов также имеет автоматически сгенерированный системой код, ему можно указывать название, адрес и родительское подразделение. Присутствуют два статуса «Архивный» и «Введён», имеющие те же значения.

Для входа в справочник складов необходимо воспользоваться вкладкой «Предприятие», затем «Склады». Все остальные действия выполняются по аналогии с выше описанными.

Персональные карточки представительств и РТТ в workabox построены так, что всегда есть возможность просмотреть, что именно подчинено данным объектам — достаточно просто кликнуть на соответствующую закладку. В случае с РТТ это могут быть сотрудники или кассы, а в случае с представительством — склады, РТТ, региональные представительства и т. п.

4.4. Основы франчайзинговой сети, преимущества и недостатки

Франчайзингом называют один из самых распространённых видов лицензирования, когда одна сторона передаёт другой право действовать в бизнесе от своего имени. При этом Покупатель франшизы (франчайзи) использует разработанную продавцом (франчайзером) бизнес-модель, а также товарную марку или бренд. Продавец в этом случае получает определённую сумму вознаграждения — роялти, а также распространение своей торговой марки. А покупатель пользуется уже известным именем и налаженным бизнес-процессом для зарабатывания денег. При покупке франчайзингового пакета — франшизы, покупатель получает необходимое программное обеспечение, детальную документацию, чётко налаженную бизнес-систему.

Единого правила оформления франчайзинга не существует. Продавец франшизы может получить всю сумму одновременно. А может получать определённые отчисления от прибыли ежемесячно, или эти способы оплаты могут сочетаться. Строгость следования уже созданной модели также может варьироваться, от простого использования торгового знака и цветов компании до следования многостраничным описаниям каждой детали и каждого процесса в деятельности компании.

Преимущества продавца франшизы заключаются, прежде всего, в получении прибыли. Возможно, прибыль от такого рода сделок ниже, чем, если бы франчайзер сам занимался ведением бизнеса, но зато она стабильна, отсутствуют связанные с торговой деятельностью расходы. Ещё одним преимуществом является то, что торговая марка продолжает развиваться и рекламироваться, хотя её владелец и не прикладывает к этому значительных усилий. Покупатель франшизы может быть обязанным покупать сырьё или оборудование у её владельца, что обеспечивает дополнительную прибыль.

Обратной стороной франчайзинга являются его теневые, невыгодные для покупателя особенности. Жёсткая регламентация бизнес-процессов может помешать покупателю франшизы принимать собственные решения. Он может быть ограничен в закупках, отборе поставщиков, возможностях рекламировать свою продукцию тем или иным образом и т.д. То есть, фактическое руководство компании несвободно в своих решениях и иногда будет вынуждено идти на возможно невыгодные для себя и своего личного бизнеса шаги. Не стоит забывать и о том, что переориентировать такое предприятие или развивать его так, как подсказывает предпринимательская интуиция, также будет практически невозможно. А ведь многие предприниматели идут в бизнес именно ради свободы принятия решений.

4.5. Поддержка франчайзинга в workabox

Поддержка франчайзинга в workabox осуществляется при помощи очень простых средств. При этом создаётся прозрачная структура, которой легко управлять и работу которой легко отслеживать.

Для того чтобы зарегистрировать в системе новое представительство, работающее по франчайзингу, вам необходимо выбрать вкладку «Предприятие», затем «Представительства». В открывшемся справочнике вы можете либо создать новое представительство, либо отметить одно из уже существующих, как работающее во франчайзинге.

Для этого достаточно в карточке подразделения перевести переключатель «Франчайзи» в положение «Да». Впоследствии, все подключаемые к данному представительству склады и РТТ также автоматически будут отмечаться как входящие в подсистему франчайзинга. Работа с такими объектами структуры ничем не отличается от работы с обыкновенными объектами.

Отметить как входящее во франшизу можно любое из подразделений, за исключением головного офиса.

Впоследствии, когда у вас появляется новый франчайзи, вы просто вводите в систему новое представительство, отмечая его как работающее по франшизе. Затем уже вокруг него выстраивается необходимая инфраструктура. В зависимости от условий, по которым вы предоставляете франшизу, инфраструктура эта может быть, как жёстко регламентирована (например, только один склад и один магазин), так и зависеть от пожеланий или возможностей франчайзи. Кстати, сам он вводится в систему как представитель нового подразделения, получая при этом соответствующие права (подробности — в главе «5. Персонал, управление персоналом»). В зависимости от них он может либо сам вносить определённые корректировки в инфраструктуру своего бизнеса, либо полностью зависит от владельца франшизы.

Закупка товара у франчайзера документируется документом прихода товаров от поставщика (см. подробности в главе « 7.2. Приходы товаров от поставщика »).

Важно отметить, что компании франчайзи не видят никакой информации друг о друге, цен, списков сотрудников и другой подобной информации. Исключение допускается лишь для номенклатурного справочника, но только в тех случаях, когда часть номенклатуры является общей для всех и ведётся сотрудниками головного офиса. При этом данная номенклатура не может быть отредактированной самим франчайзи. Подробности про номенклатурный справочник расписаны в главе «6. Товарный справочник»).