Перед вами сборник подробных инструкций. О том, как быстро запустить учёт своего розничного предприятия. Как избежать типичных ошибок ритейлера. На что обратить внимание при использовании продукта. Масса фишек и полезных хитростей от профессионалов.
11.1. Оформление розничной продажи
11.2. Оформление возврата товара от покупателя
11.3. Автоматическое и ручное предоставление скидок
11.4. Заказы от покупателя и резервирование товаров
Для оформления розничной продажи в системе workabox можно воспользоваться одним из двух способов. Во-первых, предусмотрена возможность их ручного оформления, посредством веб-интерфейса. Это удобно в тех случаях, когда ежедневные объёмы продаж невелики, у товара отсутствует штрих-код, нет необходимости в использовании чекового или фискального принтера. Для остальных же случаев существует второй метод — использование приложения Workabox.Касса (см. подробности в главе «13. Работа с приложением Workabox.Касса»).
При оформлении розничной продажи необходимо воспользоваться закладкой «Продажи», выбрав затем «Розничные продажи». Открывается справочник, в который внесены все уже произведённые продажи (если таковые уже имеются).
Процедура ввода новой продажи выполняется таким же способом, как и все другие подобные процедуры в системе. Следует помнить, что для оформления розничной продажи сотрудник должен иметь соответствующие права и быть зарегистрированным в РТТ, в которой и совершает покупку клиент. Менеджеры из представительств могут просматривать список совершённых продаж, но лишены возможности их создавать.
Процедура оформления начинается с нажатия кнопки «Создать». При оформлении продажи вручную нужно обязательно указать кассу (если на РТТ зарегистрировано сразу несколько касс) через которую она оформляется (подробности можно найти в разделе «12.4. Справочник касс»). Имя кассира, оформляющего данную покупку, подставляется автоматически.
Важно указывать также и тип оплаты — наличная или безналичная (оплата банковской картой). От этих данных зависит, где именно будут числиться полученные за товар деньги, в торговой кассе или на расчётном счёте предприятия в банке.
Часть полей имеют исключительно информационное назначение. Они заполняются автоматически, в зависимости от количества продаваемого товара и его стоимости, а также заведённых в системе условий акций.
Товары могут добавляться в чек (в нижней части экрана, в закладке «Товары») при помощи сканера штрих-кодов, либо функции ручного поиска. Поиск товаров можно выполнять по их названию, артикулу и любым другим свойствам, заданным при составлении номенклатурного справочника (см. главу «6.1. Организация структуры товарного справочника»).
Количество товаров указывается вручную в соответствующем поле. А если добавляется товар, который уже есть в чеке, то его количество будет автоматически увеличено на единицу. Если же наименование было выбрано по ошибке, то достаточно просто отметить его галочкой, после чего появляется кнопка «Удалить».
Закладка «МИ» используется для применения маркетинговых инструментов (подробности в гл. «11.3. Автоматическое и ручное предоставление скидок»).
Каждая из продаж может иметь одно из трёх состояний: «введён», «завершён» и «отменён». Первое выставляется автоматически после сохранения продажи. Это состояние используется для передачи данных о чеке в систему и расчёта скидок. После того, как продажа оформлена, клиент рассчитался, выставляется состояние «завершён». Редактирование данных после этого уже невозможно. Что же касается состояния «отменён», то из его названия понятно, что его используют в случае, если покупка по какой-либо причине была отменена, либо необходимо откорректировать ранее совершенную продажу.
Справочник произведённых возвратов от клиентов можно открыть через закладку «Продажи», где необходимо выбрать «Возвраты от покупателей». Тут можно получить все необходимые сведения относительно того, когда, какой товар, и на какую сумму был возвращён.
Для того чтобы начать оформление возврата, необходимо сначала найти продажу по которой этот товар был реализован. Проще всего это сделать, открыв список продаж (меню «Продажи» — «Розничные продажи») и указав в фильтре известные данные о чеке — номер, дата или сумма. Затем кассиру нужно зайти в карточку продажи и, убедившись, что это нужный чек, на который оформляется возврат, нажать на кнопку «Создать возврат».
При оформление возврата необходимо оставить только те позиции, и в том количестве, которые действительно возвращаются. Если из нескольких одинаковых товаров возвращается лишь часть, то это количество указывается вручную, а ненужные наименования удаляются (выделяются галочкой, затем «Удалить»).
Система автоматически отслеживает все проводимые операции возврата. Она не допустит, чтобы один товар возвращался несколько раз. В таком случае будет выдано сообщение, что данное наименование уже возвращали.
Со всеми осуществлёнными ранее возвратами можно ознакомиться, выбрав в меню «Продажи», а затем «Возвраты товаров от покупателя».
Все виды скидок, с которыми работает workabox (см. главу «10. Маркетинг»), рассчитываются автоматически. Кассиру не нужно тратить время на вычисление окончательной суммы самостоятельно. Более того, он может даже и не знать какие акции сейчас проходят в магазине. Все необходимые подсчёты сделает за него система, упрощая работу и уменьшая риск возникновения какой-либо ошибки.
При предоставлении клиентом купона на скидку, дисконтной карты или подарочного сертификата, необходимо ввести штрих-код (вручную или считать сканером) в закладке «МИ» розничной продажи. При сохранении продажи все скидки по данному чеку посчитаются автоматически и будут отображены на экране. Если при заведении маркетинговых акций были введены соответствующие подсказки, то они будут показаны кассиру.
Существует также и возможность использования менеджерской скидки. В таком случае размер скидки задаётся вручную. Это нужно в тех разовых ситуациях, когда в оценке размера скидки (и того, нужна ли она вообще) участвует человеческий фактор. Например, такую скидку может выторговать сам бойкий клиент. Или же она предоставляется близкому знакомому, родственнику. Естественно, что для предоставления менеджерской скидки кассир должен обладать соответствующими правами.
Все менеджерские скидки фиксируются отдельно, впоследствии в любой момент можно узнать кем, когда и за какой товар она была предоставлена.
Одна из способностей сервиса workabox состоит в умении принимать и обрабатывать заказы от покупателей, которые используются в следующих ситуациях:
Для создания такого документа через веб-интерфейс необходимо воспользоваться вкладкой «Продажи» — «Заказы от покупателя». Процедура создания заказа через инфокиоск подробно расписана в главе «14. Работа с workabox.инфокиоск».
Работа с «Заказами от покупателя» ничем не отличается от обработки других видов документов в workabox. В заказе указываются такие данные, как торговая точка, имя сотрудника, принявшего заказ, данные о покупателе (можно выбирать из уже зарегистрированных в системе) и требуемые товары. Поля с данными о скидках заполняются автоматически, на основе заведённых в системе маркетинговых акций. Для идентификации покупателя можно использовать Дисконтную Карту, введя её штрих-код на закладке «МИ». Заказы от покупателей отличаются довольно большим количеством состояний:
Если «Заказ от покупателя» создаётся через веб-интерфейс, то добавлять в него товары можно путём поиска их по артикулу или при помощи стандартного фильтра, с использованием наименования, кода поставщика и т. п. Возможен также импорт из Excel.
При добавлении товара в таблице сразу же отображается имеющееся в наличии количество и сколько единиц уже было зарезервировано под заказы ранее. Таким образом можно понять, нужно ли ещё дозаказывать данное наименование.
Через инструмент «Операции» можно задать, использовать ли цены выбранного магазина или же цены из специального прайс-лист (про использование ПЛ см. главу «9. Ценообразование»). Ведь цены на товар в обычном розничном магазине и интернет-магазине могут отличаться. Также воспользоваться пунктом «Установить цены из РТТ» необходимо, если магазин был сменён уже после того, как заказ был сформирован.
Пункт «Обновить остатки» также используется, если был изменён магазин. Или же если во время формирования произошло изменение остатков (совершена продажа или произошло поступление от поставщика).
После того, как «Заказ от покупателя» получил состояние «Сформирован», «Подтверждён» или «Отгружен», из выбранных в нём товаров формируется резерв. Соответственно, если заказов несколько, то резерв формируется из суммы наименований в них. Однако при этом не учитываются объединённые заказы, чтобы избежать ошибочного удвоения данных.
Резерв никоим образом не влияет на учётные остатки на объекте учёта. Но он позволяет всегда быть в курсе, достаточно ли имеется товара для выполнения заказа, не нужно ли оформлять заказ у поставщика или внутренний заказ. Также, при попытке продать или переместить зарезервированный товар, кассир или менеджер получат соответствующие предупреждения. В таком случае менеджер решает, продолжать ли ему процедуру перемещения или сначала дозаказать соответствующие наименования. Действия же кассира подробно рассмотрены в главе «13.6. Продажа заказанного и предоплаченного товара».
Информация о количестве зарезервированных товаров отображается не только при составлении заказа. Найти эти данные можно и в отчёте об остатках товаров. Это делается через закладку «Отчёты», где нужно выбрать «Остатки товара» - резервы указаны в столбце «Резервы товаров». Они отображаются только по состоянию на текущий момент, история по ним не сохраняется.
При выдаче «Заказа покупателю» на основании Заказа формируется «Розничная продажа». Для этого можно воспользоваться либо веб-интерфейсом, либо приложением workabox.касса. В первом случае розничную продажу оформляют прямо из документа «Заказ от покупателя». Делается это также через инструмент «Создать» - «Розничные продажи».
Инструмент «Создать» используется для оформления заказов поставщикам или внутренних заказов. Для этого нужно выбрать соответствующий пункт в выпадающем меню.
О пунктах «Входящие платежи» и «Исходящие платежи», также доступных через инструмент «Создать» рассказывается в следующей главе.
В некоторых случаях продажа товара подразумевает его предоплату (авансовый платеж). Типичные примеры - продажа по каталогам или торговля по образцам. Клиент вносит некую часть денег, которую необходимо сразу же учесть в системе для последующего уменьшения суммы основного платежа.
Делается это непосредственно из документа «Заказ от покупателя», через инструмент «Создать» - «Входящие платежи». Формируется документ, где необходимо указать тип оплаты, сумму предоплаты, получателя, кассу и т. п. Если при составлении заказа был указан зарегистрированный в системе покупатель (например, владелец дисконтной карты), то данные о нём переносятся автоматически. Если по ошибке будет введена сумма, превышающая стоимость самого товара, то система выдаст соответствующее сообщение.
После того, как документ сохранён, его переводят в состояние «Завершён», а в привязанном к нему «Заказе от покупателя» в поле «Предоплата» появляется соответствующая сумма. Впоследствии, при окончательной оплате заказа, сумма аванса вычитается из его стоимости. В чеке она проходит как скидка.
Пункт «Исходящие платежи» используется при необходимости возвращение аванса или его части. Данный платёж также впоследствии учитывается при подсчёте окончательной стоимости. Но указанная в нём сумма не вычитается, а прибавляется к стоимости заказа.
Товар добавлен к сравнению
Возможности