5. Персонал, управление персоналом

У каждого руководителя предприятия есть свои секреты работы с подчинёнными. Обычно это умение оттачивается с опытом после многих лет работ с людьми. Безусловно, к каждому работнику нужен индивидуальный подход и каждая задача требует персонального решения.

Владелец или руководитель предприятия решает, что выгоднее для его компании — централизованное или децентрализованное управление. В первом случае большинство вопросов решаются руководителем или группой руководителей компании, а менеджеры и простые работники, только исполняют указания. При децентрализованном управлении руководители среднего звена на местах сами могут решать многие вопросы. Например, устанавливать график работы продавцов, делать закупки для своей точки, самостоятельно принимать решения о предоставлении скидок и проведении маркетинговых акций. Но в таком случае есть и риски — не всегда есть возможность найти большое количество достаточно квалифицированных кадров, велика вероятность ошибок и просчетов.

При управлении персоналом руководителю лучше придерживаться принципа плановости. Каждому руководителю необходимо точно знать, сколько человек должно работать всего и на каждой точке в отдельности, что именно они будут делать, какие функции выполнять для эффективной работы. Неправильное определение количества и качества персонала может вылиться в итоге в недостаток исполнителей, от чего будет страдать выполнение какой-либо задачи. Не лучше и когда исполнителей явный избыток — это означает неоправданно завышенные расходы на фонд заработной платы.

Ответ на вопрос, сколько необходимо сотрудников для одной торговой точки зависит от разных факторов. От того, какой поток посетителей будет обслуживаться, насколько популярно расположение магазина, какой товар продаётся, сезонный товар или нет.

Например, руководитель может принять решение о том, что точка должна работать с восьми утра до десяти вечера. При этом кассовых аппаратов оптимально установить три — на аналогичной точке именно столько оказалось достаточным. Далее необходимо решить вопрос о продолжительности и чередовании смен продавцов. Учесть при этом опыт работы аналогичных точек, составить план работы на месяц вперёд, сопоставить предполагаемую прибыль точки и затраты на заработную плату при всех возможных вариантах.

Структура компании в разрезе персонала закрепляется в штатном расписании, в которое по ходу деятельности могут вноситься необходимые изменения. В нём закреплено, кому подчиняется тот или иной отдел или сотрудник, перед кем отчитывается и кому может делегировать задания.

Важно мотивировать сотрудников РТТ как материальными, так и нематериальными методами.

Материальные методы мотивации являются едва ли не самыми действенными. Они могут выражаться как в денежной, так и в нематериальной форме. Это могут быть, например:

• регулярные премии;
• добавки к зарплатам;
• оформление медицинских страховок для работников и их семей;
• оплата проезда;
• оплата обучения персонала;
• предоставление кредитов на нужды работников;
• оплата путёвок;
• возможность приобретать товар в «своём» магазине по привлекательной цене.

При этом материальная мотивация должна быть основана на простых и понятных показателях. Причём тех показателях, которые доступны работнику. Например, кассир, закрывая каждый день кассу, видит итог своей работы за день. Если он знает, что получит процент от всей выручки за месяц, то сможет каждый день влиять на итог работы. Стараться привлекать покупателей, обслуживать их так, чтобы им хотелось вернуться ещё раз, сообщать руководству о том, что покупатели спрашивают какой-либо товар, которого нет в наличии и т.д.

Кроме прямых выплат компании также часто обеспечивают работникам приятные бонусы. Примером может быть сокращение рабочего времени, гибкий график работы, обеспечение питания на рабочем месте по низким ценам и т.д. Подобные методы в перспективе приносят большую выгоду, чем сиюминутная экономия. Крупные компании, например, вкладывают значительные суммы в здоровье своих сотрудников, понимая, что простои определённых процессов из-за болезней в итоге приведут к немалым затратам.

Помните, что затронутые в главе принципы, методы и подходы в работе с вашим персоналом должны применяться сбалансировано. Ни один из них не является главным или второстепенным, их используют в сочетании.

5.2. Персонал в системе workabox

Когда бизнес небольшой и для выполнения всех задач вполне хватает членов одной семьи и ближайших родственников, управлению персоналом обычно не уделяется много внимания. В таких случаях, чаще всего, существует полное доверие, что избавляет от необходимости тотального контроля. Наём же сторонних людей требует открытия им сведений, которые предпочитают держать в секрете.

Например, менеджеру одного магазина совсем не обязательно знать общую выручку компании. Это же верно и для любой компании, вне зависимости от того, идет ли речь о родственниках или нет. Традиционные методы ведения бизнеса не всегда полностью способны обеспечить решение вопросов безопасности и контроля.

Но система workabox предоставляет все необходимые инструменты для управления персоналом. Без проблем, в несколько кликов мышкой, можно сделать так, чтобы сотрудники низших рангов не могли получить никакого доступа к данным, которые их не касаются. Одна и та же система будет выглядеть в глазах сотрудников с разным уровнем доступа по-разному - администратор будет видеть её во всей полноте, а продавец только ту часть, которая его касается - но для всех них информация будет актуальной и максимально полной.

5.3. Права доступа и группы пользователей

Каждый из пользователей системы workabox обладает лишь определённым набором прав. Сделано это в целях безопасности, чтобы не допустить случайных или умышленных действий со стороны сотрудника, должность которого подразумевает лишь только ограниченный участок ответственности. Например, кассиру совсем не обязательно иметь доступ к настройкам системы и к отчётам. Для выполнения его работы это не требуется, в то время как какие-либо случайные изменения в этих разделах могут привести к путанице и ошибкам.

Следует отметить, что одно из достоинств workabox заключается в невозможности вывести систему из строя даже усилиями пользователя, обладающего абсолютно всеми правами. Он может создать ряд проблем, но не более того. К тому же, всегда существует возможность восстановления предыдущих настроек из резервной копии (для этого необходимо будет обращаться в службу поддержки).

Для удобства права определяются не персонально для каждого из сотрудников, но для групп пользователей. То есть одинаковые категории работников будут иметь одинаковые полномочия. Это избавляет от необходимости выставлять права персонально для каждого нового сотрудника. Достаточно просто указать что он, например, кассир или старший менеджер.

При этом сервис отличается гибкостью, руководитель сам может определять, каким группам пользователей и какие права предоставлять. Например, стоит ли предоставлять менеджерам из магазинов возможность управления сотрудниками или же ограничить их действия только номенклатурой и торговлей. Отдельно задается также и возможность управления инфокиосками (см.«14. Работа с экранами »).

Таким образом, прежде чем заводить в системе нового сотрудника, нужно сначала создать группы пользователей. Предварительно определившись, какие права будет иметь каждая из них. Кстати, после регистрации предприятия в системе автоматически создаются две группы — «Продавцы» и «Все права». При необходимости их можно легко отредактировать.

Для создания новой группы (или редактирования уже имеющейся) необходимо зайти в «Предприятие», а затем «Группы сотрудников». При нажатии кнопки «Создать» открывается страница с перечислением всех возможных в системе действий. Необходимо отметить те, которые будут доступны данной группе. Название её определяется в поле «Наименование». После выполнения этих действий нажимайте «Сохранить».

Имеется возможность задавать права на чтение и редактирование. И если у пользователя есть права на редактирование, то он сможет вносить правки в соответствующие документы и справочники. Если же указать права только на чтение, то его возможности ограничатся исключительно просмотром. В случае отсутствия прав, пользователь вообще не получит никакого доступа к данной информации.

Для редактирования прав любой из групп достаточно просто кликнуть на её названии или коде, после чего открывается та же страница, что и при создании новой группы. На ней необходимо внести все необходимые корректировки (добавить новые возможности или убрать старые) и нажать «Сохранить».

Важно отметить, что пользователь, который указывает права для других, не может задать их выше, чем имеющиеся у него. Например, если у него нет доступа к документам списания товаров, то он не сможет дать их другим пользователям. Таким образом, завести сотрудника с полными правами под силу лишь администратору предприятия.

5.4. Регистрация учётной записи пользователя

Добавлять новых пользователей, а также редактировать уже имеющиеся учётные записи может как администратор сети, так и любой пользователь системы, наделённый для этого соответствующими полномочиями (см. главу «5.3. Права доступа»).

Для доступа к разделу управления пользователями необходимо в разделе «Предприятие» выбрать пункт «Сотрудники». На открывшейся странице отображается список всех людей, уже зарегистрированных в системе. В таблице выводятся общие данные, включая Ф.И.О., логин, персональный код (присваивается системой автоматически при регистрации), а также подразделение, за которым данный сотрудник закреплён.

Для того чтобы внести нового сотрудника, необходимо воспользоваться кнопкой «Создать». После этого открывается страница с набором полей, куда и необходимо внести все данные новичка. Некоторые из этих полей (отмеченные красной звездочкой) обязательны для заполнения, другие же заполняются по желанию.

Каждый из сотрудников может быть привязан только к одному подразделению. Впоследствии, в зависимости от того, будет ли он работать в магазине или офисе у него могут быть разные операции при выборе одного и того же пункта меню. К тому же, таким образом упрощается процедура использования кассового модуля — сразу же становится ясно, в каком именно магазине он установлен, это не нужно указывать дополнительно.

При создании новой учётной записи следует учитывать некоторые нюансы. Так, логин, который будет использоваться сотрудником для входа в систему, должен быть уникальным. Использование одного и того же логина для нескольких пользователей недопустимо. Очень важным полем является также и «E-mail» — в него вносится электронная почта сотрудника, на которую после регистрации будет выслан автоматически сгенерированный системой пароль.

Важно отметить, что пароль сообщается исключительно на указанный адрес электронной почты и более нигде не отображается. Ни при создании, ни при изменении. Узнать пароль может только владелец e-mail. Сделано это в целях повышения безопасности.

Важным полем является также и «Входит в группы». Оно определяет, какими правами в системе будет обладать новый сотрудник. Как уже отмечалось ранее (см. главу «5.3. Права доступа»), для удобства в системе workabox определённые права задаются не для каждого сотрудника, но сразу для целой группы. При этом предусмотрена возможность привязки одного пользователя к нескольким группам. Такое бывает в тех случаях, когда одному и тому же сотруднику приходится выполнять сразу несколько функций. Но следует помнить, что пользователь, подключающий нового работника, не сможет включить его в группу с правами, выше чем у него самого.

После того, как все необходимые данные внесены, требуется нажать на кнопку «Сохранить», после чего на указанный при регистрации адрес электронной почты будет выслано письмо, содержащее логин, пароль и адрес для входа в систему.

5.5. Управление учётной записью пользователя

Редактирование данных пользователя может потребоваться, если при его регистрации были допущены какие-либо ошибки. Также эта возможность может быть полезной для внесения корректировок уже в процессе работы. Например, кассир был переведён из одного магазина в другой. Также к редактированию относится и процесс блокировки пользователя, после чего его вход в систему становится невозможным. Блокировка может потребоваться, например, после увольнения сотрудника.

Редактирование учётной записи пользователя производится там же, где и её создание — в закладке «Предприятие», пункт «Сотрудники». После входа на данную страницу, мы получаем список всех пользователей системы, отсортированный по дате их добавления.

Если в компании работает действительно большое количество сотрудников, поиск в таблице вручную может оказаться затруднительным. В таком случае поможет инструмент «Фильтр», благодаря которому появляется возможность выводить список, отсортированный по каким-либо определённым параметрам. Так, можно отобразить всех работников одного конкретного магазина или офиса, выбрать только заблокированных или тех, чей логин содержит определённые символы и т. п.

Для управления учётной записью пользователя достаточно нажать на его код или Ф.И.О., после чего откроется страница с полями, содержащими все данные. Внешне все напоминает ту же страницу, что открывается при создании нового сотрудника, однако есть одно важное отличие — наличие пункта «Заблокирован», у которого возможно два состояния: «Да» и «Нет». Таким образом, для блокировки доступа необходимо просто выставить «Да».

5.6. Актуальные и неактуальные сотрудники

У каждого из зарегистрированных в системе сотрудника может быть два состояния: актуальный и неактуальный. Первое выставляется, когда сотрудник выполняет свои обязанности. Второе — в том случае, если он по какой-либо причине, временно или навсегда, покинул компанию. Просто удалить однажды зарегистрированного человека невозможно. workabox навсегда сохраняет все подобные данные. Это очень полезно, поскольку позволяет в любой момент получить подробнейшую информацию о функционировании компании за любой период с момента её регистрации в системе.

Количество сотрудников определяется выбранным тарифным планом (см. главу «2.3 Доступные тарифные планы»). Но учитываются при этом только актуальные сотрудники. Таким образом, при полном штате, если у вас уволился один человек, то чтобы зарегистрировать новичка, необходимо сначала перевести ушедшего в состояние «неактуальный».

Смена состояния пользователя возможна во время редактирования его учётной записи. Переключатель состояний находится под уникальным кодом сотрудника.

Если же необходимо изменить состояние сразу нескольких сотрудников, то более удобным способом будет выделить их галочками непосредственно в справочнике, после чего над ним появится кнопка «Изменить состояние». Нажатие на неё открывает окно, в котором и задаётся нужный параметр. Такой метод более быстрый, но подходит только для тех случаев, когда начальное состояние всех выбранных сотрудников одинаковое.

Использование кнопки «Изменить состояние» возможно и в других справочниках — товаров, поставщиков и т. д. Принцип тот же, отличаются лишь виды состояний.

5.7. Изменение пароля сотрудника

Как уже отмечалось выше, в целях повышения безопасности, пароль сотрудника известен только ему самому. Даже администратор системы не имеет такой информации, хотя и обладает возможностью редактировать учётную запись пользователя.

При желании сотрудник в любой момент может сменить свой пароль, например, сделав его более удобным для запоминания. Все что для этого нужно — нажать на оранжевый прямоугольник в правой верхней части экрана, на котором отображается логин пользователя. Затем в выпадающем меню выбрать «Сменить пароль». В открывшемся окне необходимо указать старый пароль и задать новый.

В случае же если сотрудник забыл свой текущий пароль и не может войти в систему, ему необходимо будет воспользоваться ссылкой «Забыли пароль?» в окне входа в систему. Откроется окно, в котором необходимо будет указать свой логин и нажать на «Сбросить». В результате этой процедуры на e-mail сотрудника будет выслано письмо со ссылкой, по которой нужно будет перейти. Как только это будет сделано, система вышлет новое письмо, уже содержащее пароль. Впоследствии пользователь может сам изменить его на более удобный для себя.

Такой подход с двумя письмами создан специально для повышения безопасности. Он защищает от саботажа. Ведь если кто-то узнает логин пользователя, он может помешать ему работать просто постоянно подавая запросы на сброс пароля. В таком же случае можно просто игнорировать приходящие письма со ссылками и спокойно пользоваться старым паролем.

Подать запрос на изменение пароля сотрудника может также администратор или любой другой пользователь, обладающий правами на управление сотрудниками в системе. Для этого нужно зайти в справочник пользователей, открыть карточку сотрудника, чей пароль следует восстановить и там уже нажать на «Восстановить пароль». После этого на e-mail сотрудника будет выслано письмо, содержащее новый автоматически сгенерированный системой пароль.

В случае же если пользователь забыл логин (или появилось желание его изменить), выход только один — обратиться к администратору.