8. Управление товарными запасами

Товарные запасы (ТЗ) в розничной торговле необходимы для того, чтобы иметь возможность в любой момент обеспечить потребителя требуемым товаром. Их наличие позволяет избежать ситуации, когда имеются потребность, но нет возможности её удовлетворить.

Очень важно наладить качественное управление товарными остатками, поскольку их хранение влечёт за собой дополнительные расходы. Задача любой компании найти оптимальный для себя метод управления запасами, добиться снижения издержек на их содержание.

Большинство небольших компаний, работающих в сфере розничной торговли, обычно используют один склад и работают с небольшим количеством поставщиков. В случае же с территориально распределёнными компаниями картина сложнее. Обычно имеются и локальные склады, товары на которые могут закупаться и у локальных поставщиков. Особенно это касается тех наименований, доставка которых с центрального склада вызывает ряд затруднений или просто невыгодна.

Управление ТЗ включает в себя целый ряд действий. Это и взаимодействие с поставщиками, и контроль наличия товаров в сети, приём новых поступлений и многое другое.

Можно выделить две основных стратегии управления запасами. Первая подразумевает, что решение о закупках и распределении товаров принимаются централизовано, ответственными сотрудниками головного офиса или региональных представительств. На основе анализа товарных остатков, данных о продажах, и прогноза изменения спроса принимаются решения о закупке новых партий товаров, перемещений товаров с одного склада на другой и т. п. Такой метод управления часто называют методом «Push» (от английского — «толкать», подразумевается, что товары буквально «вталкиваются» в магазины извне). В данном случае сотрудники магазинов исключены из процесса заказа товаров.

Второй вариант предполагает, что часть полномочий отдается менеджерам из магазинов, которые уже на месте решают, что и в каком количестве им нужно. Этот метод также называется методом «Pull» (от английского «тянуть» — магазины сами тянут к себе товары). Заказы создаются на местах, после чего отправляются в головной офис, где анализируются и при необходимости корректируются. Далее, на основе этих заказов составляется сводный заказ, распространяемый по поставщикам, а полученные товары распределяются по магазинам в соответствии с их заказами. Бывают также случаи, когда нет необходимости заказывать товар, а достаточно просто перераспределить товарные остатки между магазинами.

Каждый из этих двух методов имеет свои достоинства и недостатки. Какой из них подходит для данной компании, может решить только её руководство, основываясь на собственном опыте, знаниях или последовав чьему-либо совету.

8.2. Типы заказов в workabox и формирование внутреннего заказа

Есть два типа заказов: внутренние, формируемые в магазинах и направляемые в офис, и заказы поставщикам (см. главу «7.4. Заказы поставщикам» ). Они имеют похожую структуру, в обоих указывается товар, его количество и стоимость.

Для формирования внутреннего заказа нужно воспользоваться пунктом меню «Запасы», где выбрать «Внутренние заказы». Откроется справочник внутренних заказов, в котором можно просмотреть уже имеющиеся документы или создать новые.

Товары при создании заказа можно добавлять как вручную (кнопка «Добавить»), так и импортируя их из файла Excel (подробности про импорт товаров см. в главе « 6.1. Организация структуры товарного справочника»). Количество заказываемых товаров и их цена может редактироваться вручную.

Система может помочь в определении перечня заказываемых товаров и расчете его количества. Для этого служит функция — «Расчет заказа». Но о нем речь пойдет ниже, в следующем разделе.

Несколько заказов можно объединить в один документ. В результате выполнения этой процедуры формируется консолидированный заказ . Он содержит в себе просуммированные данные из всех объединённых заказов. Для процедуры объединения требуется выбрать необходимые заказы в списке и нажать «Объединить». Важно помнить, что объединять можно только заказы, находящиеся в статусе «Обрабатывается».

Документы внутренних заказов имеют достаточно внушительное количество состояний:

• Черновик. Состояние, задаваемое по умолчанию. Подразумевается, что документ находится в стадии подготовки. Возможно любое редактирование данных, внесение любых правок.
• Сформирован. Документ полностью готов и нуждается в проверке со стороны менеджера, ответственного за заказы.
• Отменён. По какой-либо причине документ так и не был пущен в дело.
• Объединён. Данный заказ был объединён с другим.
• Обрабатывается. Выставляется менеджером, который осуществляет заказ. Данное состояние необходимо для того, чтобы человек, составлявший заказ, знал, что его заявка на текущий момент находится на рассмотрении.
• Обработан. Документ прошёл процедуру обработки и был принят.
• Завершён. Все работы по данному заказу завершены.

8.3. Расчёт рекомендованного заказа

Функция «Расчет заказа» может помочь в решении 2-х задач: определить, какой товар нужно заказывать, и какое количество его необходимо.

Для расчёта, рекомендованного заказа нам необходимо знать три показателя: с какой скоростью продаётся товар, на сколько дней нужно заказать товар и сколько этого товара есть на складе. Посредством такого анализа и можно составить заказ на определенный период работы.

Считается, сколько было продано каждого из товаров за указанный период (по умолчанию выставляется последние 30 дней). Затем количество товаров делится на количество дней для получения среднего количества продаж за день. Затем среднее количество умножается на период (количество дней), в течение которого планируется осуществлять торговлю. В результате получается приблизительное количество товаров, которые могут теоретически продаться при сохранении всех условий. Из полученной цифры вычитается количество товаров всё ещё имеющихся на складе.

Если отметить «Добавлять товары, которые продавались», то система не будет учитывать те товары, которые имелись в наличии, но не продавались вообще. То есть в заказ автоматически добавятся только те позиции, которые продавались в указанный период.

Если в силу каких-то причин, например, грядущих праздников, ожидается увеличение или уменьшение спроса на товар, это изменение можно задать в параметре «Изменение спроса, %». Таким образом, если мы ожидаем увеличения продаж на 20%, то именно такую цифру и необходимо ввести в данное поле.

Конечно же, в торговле нет, да и не может быть никаких строгих алгоритмов. Всегда возможны исключения, вызванные изменениями погоды, сменой времён года, праздниками и другими факторами, способствующими повышению или понижению продаж тех или иных товаров. Такой подход позволяет менеджеру произвести упрощённую оценку, на основе которой уже значительно легче формировать заказ. В любом случае, после проведения расчёта, необходимо будет внести собственные корректировки вручную.

8.4. Заказ нескольким поставщикам на основе консолидированного заказа

В разделе 8.2 было описано, как на основе нескольких заказов из магазинов получить консолидированный внутренний заказ. На основе консолидированного внутреннего заказа можно создать заказ поставщику. Для этого открывается документ внутреннего заказа, выбирается «Создать» — «Заказы поставщикам». Таким образом из одного документа создаётся новый, но уже другого типа, содержащий в себе все внутренние заказы. Однако, как быть, если товары заказываются одновременно у нескольких поставщиков?

Самый простой способ — дублировать этот заказ по количеству поставщиков и удалить в каждом лишнее. Для создания дубликатов открывается страница документа, затем используется инструмент «Создать» — «Копировать текущий». Затем в дубликатах удаляются ненужные позиции и на их основе создаются заказы поставщикам.

Однако этот метод несёт в себе и определённые риски. Например, можно случайно удалить лишнее или в разных заказах оставить один и тот же товар — выявить такие ошибки впоследствии очень трудно. Система workabox предоставляет и более удобное решение. На основе внутреннего консолидированного заказа создаётся заказ поставщику. Затем из нового документа удаляются все ненужные позиции или уменьшается количество заказываемых товаров. Например, если поставщик работает только с обувью, то убираем из заказа всю одежду. Один заказ готов.

Затем, на основе всё того же внутреннего заказа создаём ещё один заказ поставщику. И система в этот второй заказ добавит только те товары, которых нет в первом заказе. Или даже если в первом заказе для какого-то товара уменьшили количество, то во втором будет тот же товар в нужном количестве (то есть, если эти заказы сложить получился исходный заказ).

Например, создаются заказы для трёх поставщиков. Сначала создаётся первый заказ, в котором вычёркиваются все позиции, которые должны быть получены от второго и третьего поставщиков. Затем из второго заказа удаляются позиции для третьего. В результате третий заказ содержит уже только необходимые позиции. Данная методика позволяет ощутимо сэкономить время и уменьшить вероятность появления различных ошибок.

8.5. Создание внутренних перемещений из прихода товаров от поставщиков

Выше мы рассмотрели, как на основе консолидированного внутреннего заказа можно составить несколько заказов поставщикам. Но возможна также и обратная процедура — можно создавать также документы перемещения товаров между складами из документов приходов от поставщиков. Такое бывает нужно, когда получив большой заказ от одного поставщика, мы должны распределить товары между РТТ.

В данном случае из прихода от поставщика, при помощи инструмента «Создать» создаются документы перемещения товаров между складами (точками хранения). При этом можно воспользоваться всё той же методикой, когда при создании второго документа система будет автоматически добавлять только те товары, которых нет в первом. Это очень удобно в тех случаях, когда в разные магазины нужно поставить разные товары.

8.6. Расчёт стоимости товарных остатков

Для подсчёта прибыли от продажи товара бухгалтерии необходимо знать, во сколько этот товар обошёлся компании. Также эта информация необходима для подсчёта убытков, полученных в результате утраты данного товара по какой-либо причине. На первый взгляд процедура не кажется сложной, ведь мы знаем количество товара и стоимость, по которой мы приобретали его у поставщика. Однако если один и тот же товар приобретался несколько раз по разным ценам, ситуация усложняется.

Для решения этой задачи в розничной торговле используются два стандартных способа расчёта. Первый — партионный учёт, когда каждая партия товаров учитывается отдельно. Такой подход хорош тем, что отличается очень высокой точностью. Однако он достаточно сложен и к нему редко прибегают в небольших компаниях.

Второй способ — учёт по средневзвешенным ценам прихода. В данном случае если первая партия товара пришла по одной цене, а вторая по другой, то цена рассчитывается как среднее арифметическое. Привязка к партиям отсутствует. Такой метод пользуется куда большей популярностью, поскольку он удобнее и даёт достаточно точный результат.

Система workabox рассчитывает сумму товарных остатков именно по второму способу — средневзвешенной цене.

8.7. Внутреннее перемещение товаров

Внутреннее перемещение товаров используется в нескольких случаях:

• Когда товар перемещается со склада в магазин для последующей продажи;
• Когда товар перемещается с магазина на склад, например, для последующего возврата поставщику;
• Когда товар перераспределяется между магазинами или складами.

Для перемещения товара между складами нужно воспользоваться закладкой меню «Запасы» и выбрать «Перемещения товаров между складами». Следует отметить, что под словом «склад» тут подразумевается объект хранения. Вполне возможно оформить перемещение непосредственно от магазина к магазину. При создании нового документа перемещаемые товары можно добавлять вручную или импортировать из файла Excel.

Важную роль при создании документа внутреннего перемещения товара играет инструмент «Операции». При его помощи можно подставить в документ средневзвешенные цены, цены из прайс-листа (подробности про работу с ПЛ см. в главе «9.3. Работа с прайс-листами в РТТ»»), либо установить их вручную. Средневзвешенные цены используются для перемещения товаров со склада на склад. Цены из ПЛ подходят в двух ситуациях. Во-первых, для перемещения товаров со склада в магазин, чтобы его работники не видели закупочных цен. Во-вторых ПЛ используют, отпуская товар франчайзи, для указания оговоренных условиями контракта франчайзинговых цен.

Количество возвращаемых товаров задаётся вручную или при помощи все того же инструмента «Операции» — выбирается «Установить максимальное количество». В таком случае будет автоматически выставлено максимальное количество товаров, числящихся на указанном объекте хранения.

Документ внутреннего перемещения товара может иметь несколько статусов:

• Введён. Указывается автоматически при создании и подразумевает, что перемещение ещё только в стадии подготовки. При данном статусе, возможно, любое редактирование всех данных.
• В пути.Данный статус выставляется после того, как товар уже покинул отправителя, но ещё не был принят получателем. При этом товар уже не числится на остатках отправителя.
• Завершён. Статус, означающий, что товар был принят получателем.
• Отменён. Назначение статуса понятно из названия.

8.8. Инвентаризация

Инвентаризацией в розничной торговле называется проверка соответствия фактических и учётных товарных остатков. Ведь как бы тщательно ни вёлся учёт, все равно часть товара утрачивается в процессе торговли. Что-то разбивается в процессе транспортировки, что-то воруется в магазине и т. п. Вполне обычна ситуация, когда в учётных остатках числится 100 штук, а на деле их всего лишь 90. Путаница возможно и из-за неправильного ведения учёта. И избавиться от неё можно лишь путём периодического проведения инвентаризации.

Инвентаризация может быть полной и частичной (соответствующий тип указывается при создании документа). Документ проведения инвентаризации создаётся через раздел меню «Запасы» — «Инвентаризация». Затем добавляются товары, которые необходимо проверить, вручную, при помощи сканера штрих-кодов или путём импорта. Можно также воспользоваться инструментом «Операции» — «Товар в наличии». В таком случае система автоматически добавит все товары, числящиеся на выбранном объекте хранения. Если же указать «Вся номенклатура», то соответственно в список будет добавлено всё, что есть в номенклатурном справочнике.

Для удобства персонала инвентаризация может также производится при помощи приложения POS. Workabox (см. «13.14. Использование POS.workabox при проведении инвентаризации »).

Документы инвентаризации могут иметь четыре статуса:

• Черновик — задаётся автоматически при создании нового документа. Означает, что инвентаризация всё ещё проводится.
• Завершена — выставляется после окончания инвентаризации. Какое либо редактирование уже невозможно.
• Объединена — выставляется автоматически, когда объединены несколько документов инвентаризации. Объединять можно только инвентаризации, имеющие статус «Завершена».
• Отменена — назначение данного статуса понятно из названия.

8.9. Корректировка остатков и списание товаров

Если в результате инвентаризации были найдены расхождения, то необходимо заняться их устранением. Одной из причин расхождения фактических и учётных товарных остатков может быть неправильно выставленный статус документа. Например, при внутреннем перемещении товара был выставлен статус «В пути», который потом просто забыли перевести в статус «Завершён». Таким образом, может сложиться ситуация, когда товары фактически поступили на склад, но система этого не учла. Поэтому, при нахождении расхождений, первое, что нужно сделать — проверить статусы документов.

Если же расхождения вызваны другими причинами, то принимается решение как эти расхождения устранять: списать, оформить возвратом/приходом или перемещением. Возможен также вариант возмещения стоимости товара материально ответственным лицом (например, вычесть из зарплаты). Во всех этих случаях нужно создать какие-то документы товарных движений. И тут workabox может помочь в деле формирования требуемых документов.

Для создания документов корректировки необходимо, открыв документ инвентаризации воспользоваться инструментом «Создать» и выбрать необходимое: документы корректировки, как перемещение товаров между складами (расход), перемещение товаров между складами (приход), возвраты товаров поставщикам и приходы товаров. То есть, по сути, создать можно документы двух типов: одни для случаев, когда имеется излишек, а другие для недостачи. В обоих случаях система будет автоматически подставлять нужные наименования и количества.

Важно. Если проводилась частичная инвентаризация, то при создании корректирующего документа, система будет учитывать только те данные, которые есть в документе инвентаризации. Полная учитывает разницу между всем, что есть на остатках в данном объекте хранения, и тем, что внесено в документ инвентаризации.

Списание товаров можно оформить и без проведения инвентаризации. Для этого нужно выбрать пункт меню «Запасы» — «Списания товаров». Указывается отправитель, ответственное лицо и сами товары. Количество списанных товаров задаётся вручную. Если же нужно списать весь выбранный товар, то можно воспользоваться инструментом «Операции» — «Установить максимальное количество».

Документ списания может иметь четыре статуса:

• Введён — задаётся автоматически при создании документа. При данном статусе возможны любые изменения данных.
• В пути — означает, что товары, подлежащие списанию, уже покинули отправителя, но пока ещё не достигли конечной цели. При этом товары уже не числятся на объекте учета.
• Завершен — процедура списания завершена.
• Отменен — понятно из названия.

8.10. Технологические карты

В торговле и общепите нередко приходится иметь дело с однообразными операциями. Например, когда нужно из нескольких видов конфет составить подарочный набор. Или из ряда продуктов приготовить блюдо. Документы, расписывающие такие процедуры, называются технологическими картами.

Ещё технологические карты могут описывать процедуру перефасовки, когда полученные от поставщика товары в больших упаковках распределяются по более удобной таре.

Наличие технологических карт позволяет стандартизировать процесс и избежать ошибок, сэкономить время и корректно учесть трудозатраты.

Для создания технологических карт в workabox, нужно воспользоваться меню «Производство» — «Технологические карты». После нажатия кнопки «Создать» указываем название новой карты, склады хранения сырья и готовой продукции. Затем выбираем материалы и готовую продукцию.

Технологические карты могут иметь два состояния:

• Введён — карта создана и используется, редактирование возможно;
• Архив— выставляется, когда данная карта больше не применяется.

Редактирование в данном состоянии невозможно.

Тут следует отметить, что технологическая карта — это ещё не сама процедура, а лишь её описание. О самих производственных операциях речь идёт ниже.

8.11. Производственные операции

После создания всех необходимых технологических карт можно приступать к проведению описанных в них производственных операций Для этого заходим в «Производство» — «Производственные операции» и нажимаем кнопку «Создать».

В открывшемся окне указывается нужная технологическая карта (допустимы только карты с состоянием «Введён»), объёмы производства, склады, ответственный за операцию и другая подобная информация. Все данные о количестве подставляются автоматически. Также автоматически рассчитывается сумма операции.

Документ производственной операции может иметь три состояния:

• Введён — документ в процессе редактирования;
• Завершён— выставляется после завершения процедуры;
• Отменен — назначение понятно из названия.

Важно отметить, что если количества товаров на складах недостаточно, система выдаст соответствующее сообщение и не позволит перевести документ в состояние «Завершён».

Если проводилась частичная инвентаризация, то при создании корректирующего документа, система будет учитывать только те данные, которые есть в документе инвентаризации. Полная учитывает разницу между всем, что есть на остатках в данном объекте хранения, и тем, что внесено в документ инвентаризации.