18. Приложения

Учётная политика относится к числу важных, но редко используемых настроек. Обычно она утверждается в начале деятельности предприятия и изменяется только в особых случаях. В случае с workabox задавая учётную политику, пользователь указывает, до какого знака округлять сумму чека, в какой валюте осуществляется кассовый расчёт и прочее.

Для установления учётной политики необходимо воспользоваться закладкой «Настройки» и далее «Учётная политика». В открывшейся вкладке можно задать:

• Минимальную цену товара— выставляется минимальная цена за которую можно продать товар (она не может быть меньше 1 копейки). Она не будет становиться меньше установленного значения, например, при использовании скидок;
• Округление суммы чека — название говорит само за себя. Итоговая сумма чека будет автоматически округлена в меньшую сторону до величины кратной данному параметру. Это может быть полезно, например, для упрощения расчётов с потребителем, позволяя уменьшить оборот мелочи. По умолчанию задано округление до 1 копейки;
• Начальный ШК эмиссии МИ — начальный штрих-код для эмиссии маркетинговых инструментов. Задаются первые цифры ШК , генерируемые при эмиссии МИ (подробнее о маркетинговых инструментах см. главу «10. Маркетинг»). Не следует задавать более 6 цифр!
• Используемая валюта — указывается, в какой валюте осуществляется работа предприятия;
• Пересчёт при оплате заказа — тут задаётся политика магазина в отношении ранее заказанных товаров. То есть определяется, будут ли они продаваться потребителю по ценам и со скидками, действовавшими при оформлении Заказа от покупателя, либо уже по новым ценам с новыми акциями, действующими на тот момент, когда покупатель пришёл забирать товар.
• Товар-кошелёк — указывается товар, который добавляется в чек для учета сдачи, перечисленной на бонусный счет (см. «10.3. Типы маркетинговых акций в workabox».
• Округлять сдачу до — указывается правило рассчёта суммы сдачи, отправляемой на бонусный счёт при использовании товара-кошелька.
• Плательщик НДС — указывается, является ли предприятие плательщиком НДС.
• Ставка НДС по умолчанию — выставляется ставка НДС, которая будет присвоена товарам при импорте, если в импортируемом файле не указано это значение.
• Округлять суммы до — до какого значения округлять полученные суммы. Необходимо в тех странах, где из-за размера минимального денежного знака невозможно оплатить дробный результат.
• Контроль применения цен — если указано «Да», то система будет постоянно напоминать кассиру о необходимости применить новые цены, если это не было сразу же при начале использования POS.workabox (см. «9.3. Работа с прайс-листами в РТТ »).
• Использовать PLU для РРО— Данное свойство необходимо указывать, если вы используете автономные кассовые аппараты, например Excellio DP-25 (в дальнейшем планируется также и поддержка других моделей). Если параметр включен, то для каждого товара в системе будет автоматически генерироваться уникальный код (PLU, Price Look Up) который используется для идентификации товара кассой. Подробности про работу с кассами предприятия можно найти в главе «12.4. Справочник касс ».
• Не выводить сообщение о «продаже в минус» — если указано «Да», то кассир не будет получать сообщение об отсутствии продаваемого товара на складе.

Все эти настройки задаются централизованно, они одинаковые для всех РТТ. В случае если ничего не менять, система также будет прекрасно работать и на стандартных настройках.

18.2. Шаблоны документов и отчётов

При распечатке документов в workabox, информация не отправляется на принтер, а сохраняется в виде файла Excel (печать в файл). При этом форма документа или отчёта определяется имеющимися в системе шаблонами. Однако у пользователя есть возможность использовать также и свои собственные шаблоны. Например, взяв за основу системный шаблон, можно изменить его внешний вид, добавить к нему дополнительные возможности, вроде автоматического построения графиков силами Excel и т. п.

Для работы с шаблонами документов заходим в меню «Настройки», затем «Шаблоны документов» или «Шаблоны отчётов». Откроется окно с полным списком шаблонов, разбитых по группам. Для того, чтобы просмотреть содержимое каждой из групп, необходимо кликнуть на стрелку в левой части списка. После этого отобразятся имеющиеся в системе шаблоны, которые можно там же и скачать. Скачанные шаблоны станут основой для пользовательских.

Чтобы загрузить собственный шаблон, нужно воспользоваться кнопкой «Выбрать». После этого нужно загрузить созданный вами шаблон. Название пользовательского шаблона будет совпадать с названием файла.

Теперь, при нажатии кнопки «Печать», будет открываться окно, в котором можно указать, использовать ли системный шаблон или воспользоваться пользовательским.

Количество пользовательских шаблонов ничем не ограничено. Для того же, чтобы удалить лишние, вам нужно раскрыть соответствующий список и нажать на «Удалить» напротив файла. Удалять можно только пользовательские шаблоны.

Внимание. Шаблоны могут содержать макросы, из-за чего система безопасности офисного пакета MS Office будет выдать соответствующее предупреждение. Это нормально, беспокоиться не следует. Никакого потенциально опасного кода данные файлы не содержат.

18.3. Права и обязанности сотрудников розничной торговли

Каждый работник розницы имеет определённые права и обязанности. Перечень основных из них закреплён в должностных инструкциях. С содержанием такой инструкции каждый сотрудник должен ознакомиться при приёме на работу и неукоснительно её придерживаться. Также при приёме на работу каждый сотрудник должен знать свои права, закреплённые в Трудовом кодексе, которые не должны нарушаться.

Штатный состав торговой точки закреплён штатным расписанием и каждый сотрудник, руководитель или продавец даже самого маленького отдела, являются важными составляющими общего процесса, от качества работы каждого из них зависит результат деятельности всей точки в целом. А вот неудовлетворительная работа даже одного из работников может негативно сказаться на уровне продаж и потянуть вниз всё предприятие.

Руководитель или собственник осуществляет общее руководство, именно на нем лежит функция планирования и выбора дальнейшего пути развития. Именно он должен определить, чем именно и в каком объёме занимаются остальные сотрудники, установить им план и обозначить способы его достижения. Руководитель точки или владелец небольшого предприятия должен находить средства для увеличения объёмов продаж и находить наилучшие способы закрепления на рынке. Он анализирует сложившуюся ситуацию, ищет методы и разрабатывает мероприятия, способствующие развитию компании, повышению прибыли, росту популярности определённого товара или торговой марки. Именно он несёт наибольшую ответственность за успешность всего дела.

На каждого из сотрудников, занимающего ту или иную должность, возлагаются определённые обязанности, правильно распределять товар на площади магазина, координировать группу продавцов, вести бумажную документацию, подбирать сотрудников, совершать закупки.

Круг обязанностей определяется при приёме на работу, впоследствии возможна их корректировка по взаимному согласию с работником. Некоторые должности, например, работники склада, предполагают материальную ответственность. В таком случае с работником подписывается договор, где оговаривается все возможные ситуации и размер ответственности.

18.4. Бизнес-этика в розничной торговле

Нормы, которые соблюдаются бизнесменами и компаниями, с целью соответствия этичности, и называются нормами бизнес этики. Деятельность, не соответствующая нормам морали, будет для них разрушительной для предприятия.

Нормы морали чаще всего, особенно в нашей стране, находятся на усмотрении самих руководителей компаний. В то время как в международной практике уже стало обычной нормой разрабатывать определённые кодексы поведения, для конкретного предприятия или всех предприятий какой-либо отрасли.

Лицами торговой точки традиционно считаются продавцы, консультанты и кассиры. В их обязанности входит корректно и вежливо общаться с покупателями, консультировать их, если есть необходимость сориентировать покупателя в ассортименте.

Продавец (консультант) должен сам разбираться в товаре или услуге, которую продаёт. Ему нужно уметь улаживать конфликтные ситуации корректно и вежливо, ставя интересы покупателя на первое место. Кроме того, продавцы должны представлять себе поток товара через свою точку и при необходимости предупреждать о том, что остаток того или иного товара подходит к концу или что покупатели часто интересуются определённой позицией, которой нет в наличии.

Хорошее отношение покупателей к магазину, лояльность к нему складывается на основе множества мелочей, которые во многом зависят от сотрудников. Обвешивание, попытки продаж некачественного товара, обыкновенное хамство — вот факторы, которые в итоге самым негативным образом скажутся на развитии торговой точки. Недовольный покупатель не только не вернётся, но и предупредит всех своих родственников и знакомых. А подобное «сарафанное радио» — мощнейших фактор, в значительной мере определяющий отношение потребителей.

Но важно отметить, что многое зависит не только от сотрудников, но и руководства компании. Подбор достойного персонала полностью в руках руководителя, который должен уделять этому вопросу особое внимание. К тому же, он должен и впоследствии сохранять хороший климат в коллективе, поощрять сотрудников к соблюдению бизнес этики, следить за качеством их работы, отношением к потребителям. Все просчёты должны вовремя устраняться, а конфликты улаживаться.

Помните, что клиент всегда прав.

18.5. Как вести себя с представителями контролирующих органов

Всевозможные проверки контролирующих органов — явление, привычное для предпринимателей. И чтобы пережить подобные визиты с наименьшими потерями нервов, и денег важно знать свои права, а также права проверяющих, которые утверждены и ограничены законодательными актами. Обычно больше трудностей вызывают так называемые внеплановые проверки. В компании к ним не успевают подготовиться, проверяющие могут появиться в любое время, без предварительного предупреждения.

Кто бы ни встретил проверяющих, это может быть охранник, секретарь или продавец, если проверка проводится на удалённой торговой точке, им лучше всего в спокойной форме попросить «гостей» предъявить документы, подтверждающие их полномочия. Это служебные удостоверения проверяющих, направление на проверку, приказ о проведении проверки с мокрой печатью. В ходе проверки документов стоит обратить внимание на актуальность дат, правильно указанное название вашей компании или фамилии, если вы частный предприниматель, адрес, по которому была направлена проверка, наличие и чёткость печати.

В предоставленном направлении должно быть указано, что именно будет проверяться, цели и задачи проверки, дата её начала и окончания. Там же должны быть перечислены планируемые в ходе проверки мероприятия, указанно должностное лицо, которое уполномочено её проводить.

Следующим шагом будет запись в журнал проверок, который должен быть на предприятии. Его оформлением стоит заняться заранее, это займёт всего несколько минут, зато вы будете готовы к правильному оформлению любой проверки. Бланки таких журналов продаются там же, где и все остальные бухгалтерские бланки — в специальных магазинах, в налоговой и т. д.

Проверяющие самостоятельно заполняют предоставленный им журнал. Цели проверки, указанные в журнале проверок и в направлении на проверку должны в точности совпадать. Если они отказываются это сделать, то стоит заподозрить неладное и не допускать проведения проверки.

Если вы найдёте какие-либо нарушения в документах или в действиях проверяющих, то проверку можно не допустить на предприятие, как не легитимную. Однако, простое немотивированное препятствие работе контролирующих органов чревато штрафом.

Лучше, если переговоры с проверяющими органами будет вести руководитель или главный бухгалтер, когда речь идёт о налоговой проверке. Если его нет на месте, то необходимо как можно более срочно сообщить о проверке по телефону и придерживаться его инструкций. Проверяющим на проверку предоставляются исключительно те документы, которые необходимы в рамках данной проверки. Никаких дополнительных документов или сведений им предоставлять не следует. Если проверка будет производиться в помещении фирмы, то для проверяющих лучше выделить отдельный кабинет, так будет и удобнее, и не позволит им увидеть или услышать что-либо не относящееся к сути проверки. В случае, если документальная проверка проводится удалённо, как часто делают налоговые органы, документы проверяющему передаются по акту, где стоит подробно указать, какие именно документы за какой период предоставляются, идёт ли речь об оригиналах или копиях.

После окончания даты проверки, а эту дату следует выяснить в самом начале, проверяющие не имеют доступа на предприятие, им не предоставляется никаких дополнительных документов, ни оригиналов, ни копий.

В ходе проверки, какой бы контролирующий орган её ни проводил, составляется акт проверки. И вы имеете право быть ознакомленными с результатами проверки. С выводами акта вы можете не согласиться, об этом можно написать непосредственно в самом акте, указав также подробно, что именно не соответствует действительности или указано неверно. Также уже после окончания проверки вы можете выразить письменное несогласие с результатами проверки, приложив, если это необходимо, подтверждающие ваши аргументы документы.

18.6. Мерчандайзинг и оформление магазина

Мерчандайзинг является составляющей частью маркетинговой политики розничной сети. Под этим подразумевается принцип выкладки товаров на полках, снабжение их рекламными материалами, а также определённая ценовуя политика. Всё, что стимулирует розничные продажи, не нуждаясь при этом в непосредственном участии персонала, можно отнести к сфере мерчандайзинга. Задачей мерчандайзинга является не только побудить покупателя к приобретению конкретного товара, но и привить лояльность к товару или группе товаров, продвинуть и закрепить новую марку или бренд в розничной сети, увеличить продажи магазина в целом.

Основой мерчандайзинга является идея, согласно которой решение о покупке большинством покупателей принимается не дома в спокойной обстановке, а уже непосредственно в магазине. Даже если человек пришёл в магазин с мыслью купить джинсы, очень велика вероятность, что он купит вдвое больше запланированного, просто потому, что увидел подходящую к джинсам рубашку на полке.

Главной составляющей мерчандайзинга является выкладка товаров во внутреннем пространстве магазина. Существуют научные исследования, доказывающие, что товар, расположенный в правильном месте, на удобной покупателю полке будет иметь более высокие показатели продаж, чем аналогичный товар, может быть даже лучшего качества, более дешёвый и лучше рекламируемый, но расположенный неправильно.

Существует немало хитростей, которым обучают мерчандайзеров. Все из них призваны подтолкнуть к совершению покупки на как можно более большую сумму.

На то, чтобы задержать покупателя в магазине и показать ему как можно больше товаров влияет и общее оформление магазина. Иногда места для покупок превращаются в настоящие лабиринты из полок с товарами. Ещё одной уловкой является постоянная перестановка товаров. Помещения чаще всего выбирают так, чтобы окон было как можно меньше. Постоянно звучит музыка из динамиков, и покупатель теряет ощущение времени, задерживаясь в магазине дольше, чем рассчитывал.

Конечно, подобные ухищрения возможны только для крупных магазинов. Небольшие же розничные магазины не могут так свободно манипулировать внутренним пространством торгового зала. Но и в таких магазинах всегда можно увидеть отдельно выделенные брендовые товары. Товары, которые должны быть проданы первыми, находятся на уровне глаз покупателя. Небольшие мелочи всегда стоят возле кассы, чтобы покупатель вспомнил о них при расчёте и присоединил какую-нибудь мелочь к покупке.

В мерчандайзинге так же должны соблюдаться и определённые этические правила. Ведь, кроме того, чтобы покупатель совершил покупку «не отходя от кассы», очень важной задачей является и сохранение лояльности покупателей. Слишком агрессивное давление или манипулирование может отпугнуть. Интересы покупателя не должны отодвигаться на второй план.

Сегодня мерчандайзинг заслуженно считается очень эффективным для улучшения торговли инструментом, который рекомендуется для компаний любого уровня. Однако следует помнить, что неграмотное его использование может привести к негативным результатам.