Перед вами сборник подробных инструкций. О том, как быстро запустить учёт своего розничного предприятия. Как избежать типичных ошибок ритейлера. На что обратить внимание при использовании продукта. Масса фишек и полезных хитростей от профессионалов.
12.1. Общие принципы и объекты организации учёта денежных средств
12.3. Справочник расчётных счетов
12.5. Документы денежных движений
12.6. Примеры использования документов денежных движений в workabox
12.7. Создание документов денежных движений в workabox
Денежные средства компании — это её наиболее ликвидный актив, в первую очередь обеспечивающий её платёжеспособность. В ходе деятельности любого предприятия, от самого крупного до самого небольшого, возникают различные денежные потоки. Это либо наличные платежи, либо безналичные переводы денег через банковскую систему.
Денежные средства компании могут группироваться по нескольким объектам. Как правило, это денежная наличность в кассе и безналичные средства на банковских счетах. В разрезе каждого объекта может быть получен отчёт о наличии денежных средств на начало дня или месяца, о суммах оборота за выбранный период, а также суммах остатка средств на конец периода. Необходимо знать, где находятся деньги, в каком количестве, а также в результате каких операций они там появились. Для этого в системе заводятся такие объекты, как расчётные счёта и кассы.
Безналичные операции фиксируются на расчётном счёте (или счетах) в банке. Все безналичные платежи (оплата налогов, платежи поставщикам, з/п на карточки сотрудников) совершаются через эти расчётные счета.
Операции с наличностью учитываются через кассы предприятия. Причём кассы подразделяются на торговые (обслуживают непосредственно операции розничных продаж и возвратов) и кассы подразделений (выплата з/п, сдача на инкассацию торговой выручки, хранение разменной монеты).
Все документы по движению денежных средств, связанные с закупкой товаров, выплатой зарплат, налогами должны быть правильно оформлены, заверены руководителем или главным бухгалтером, вовремя и в полном объёме учтены.
В любом случае очерёдность платежей и списанных сумм со счета или выдачи их из кассы должна быть закреплена документально. Не рекомендуется оставлять подобные вопросы на усмотрение непосредственных исполнителей, во избежание дальнейшей путаницы.
Для того чтобы система знала о банках с которыми работает компания, необходимо указать эти данные в справочнике банков. Для входа в него воспользуйтесь закладкой «ППредприятие», затем «Банки».
При наличии соответствующих прав, пользователь может указывать новые банки или редактировать данные уже заведённых , с помощью кнопки «Создать».
Банки также имеют различные состояния. В данном случае их два: «введён» или «архив». Они задаются в зависимости от того, используется ли данный счёт в данном банке для расчётов или же эти данные хранятся исключительно для истории.
Любая, более-менее крупная компания имеет один или несколько расчётных счетов. Которые используются для хранения денежных средств, расчётов с поставщиками или получения доходов по безналичному расчёту. Все эти счета необходимо внести в справочник расчётных счетов. Для того чтобы зайти в него, необходимо выбрать в меню «Предприятие», а затем «Расчётные счета».
Внесение нового счёта в справочник осуществляется путём нажатия кнопки «Создать» и внесения всех необходимых данных: наименования, номера счёта и банка в котором этот счёт создан. Там же можно привязать счёт к одному из подразделений.
Так же, как и банки, расчётные счета могут иметь два состояния: «введён» или «архив». Они выставляются в зависимости от того, используется ли счёт или сохранён в системе просто для отчётности.
Для того чтобы открыть справочник касс подразделений, необходимо выбрать в меню «Предприятие», а затем «Кассы подразделений».
Процедура заведения новой кассы подразделения также начинается с кнопки «Создать». В открывшемся окне указывается наименование новой кассы, и к какому подразделению она привязана. Поле «Франчайзи» — информационное. Его содержимое зависит от того, работает ли выбранное подразделение по франшизе или нет.
Процедура же заведения торговых касс происходит несколько иначе — непосредственно из карточки РТТ. Необходимо зайти в меню в «Предприятие» — «РТТ», там выбрать нужный магазин. В открывшемся окне переключаемся на вкладку «Кассовые места». Тут можно завести новые торговые кассы или отредактировать уже имеющиеся.
Для заведения торговой кассы необходимо указать лишь три параметра: наименование, фискальный номер фискального регистратора (для касс, где он используется), состояние.
Все кассы (торговые и представительств) также как счета или банки могут иметь только два состояния: «введён» или «архив», которые имеют такое же назначение.
Такие типичные документы денежных движений, как кассовые операции (то есть поступление денег в кассу и выдача наличности) осуществляются при помощи приходных и расходных кассовых ордеров. Если выдача денежных средств осуществляется сразу многим лицам, как это происходит при выплате зарплаты, оформляется платёжная ведомость.
Все кассовые документы для осуществления контроля и анализа фиксируются в журнале регистрации кассовых ордеров. Все движения по кассе учитываются в кассовой книге, которая заполняется каждый день, в конце дня кассир подводит итоги движения средств.
В банк денежные средства вносятся согласно объявлению о взносе денежных средств. Перечислить средства или снять наличность можно с помощью платёжного поручения, а также расчётных и платёжных чеков.
Под отчёт деньги выдаются только лицам, которые имеют на это право, согласно приказу руководителя. Деньги выдаются из кассы на определённый срок, вернуть деньги или предоставить документы о том, куда они потрачены, нужно не позднее этого срока.
У каждого предприятия может быть своя система документооборота, закреплённая при его основании. Однако некоторые из документов денежных движений являются общими для всех компаний. В основном это касается кассовых и банковских расчётов.
В качестве примеров документов денежных движений, которые возможно оформить в workabox, можно привести:
В системе workabox предусмотрены три типа денежных движений:
Входящие платежи — любые поступления на расчётный счёт или в кассу предприятия. Например, возврат денег от поставщика за некондиционный товар.
Исходящие платежи — оплата товаров поставщикам и другие текущие платежи.
Внутреннее перемещение денежных средств — внос разменной монеты, вынос денег из торговой кассы в главную кассу магазина. К внутренним перемещениям относится также и инкассация, когда деньги из магазина вносятся на расчётный счёт предприятия.
Все документы денежных движений в системе создаются в закладке «Деньги». Как уже отмечалось выше, у пользователя есть возможность оформления входящих платежей, исходящих платежей, а также внутренних перемещений денежных средств. При клике на каждый из этих подразделов открывается соответствующий справочник, в котором можно создать новые документы или просмотреть уже существующие.
Содержимое справочников отличается для пользователя из представительства и сотрудника РТТ. Первый будет видеть все созданные в его представительстве документы. Второй же — только те, что предназначены для его магазина.
Работа с документами денежных движений выполняется по стандартным для системы принципам. При нажатии на кнопку «Создать» открывается соответствующее окно, в котором необходимо заполнить, как минимум, обязательные поля. Номер документа присваивается вручную или задаётся системой автоматически.
Каждый из документов (вне зависимости от их назначения) может иметь 4 состояния:
Введён — присваивается автоматически, сразу же после создания. Данное состояние означает, что документ находится в состоянии редактирования. Более того, это единственное состояние, допускающее возможность редактирования.
В пути — означает, что денежная процедура находится в стадии исполнения. Например, что деньги из кассы уже изъяты, но на счёт в банке пока ещё не пришли. Редактирование данных в этом состоянии уже невозможно.
Завершен — выставляется, соответственно, после того, как процедура завершена.
Отменён — как понятно из названия, выставляется, если по каким-либо причинам процедура была отменена.
Любой из документов можно распечатать. Для этого выделяем нужное в справочнике и нажимаем на «Печать выбранного». При необходимости, в открывшемся окне печати указываем необходимые шаблоны.
Товар добавлен к сравнению
Возможности