3. Быстрое начало работы с workabox

Одно из главных достоинств системы workabox заключается в её простоте. От пользователя требуются лишь самые элементарные навыки владения компьютером и умение работать в интернете.

Что же касается оборудования, то подойдёт любой достаточно современный компьютер, ноутбук, с установленной на нем операционной системой Windows, Linux или OS X, подключённый к интернету. Возможно также использование любого достаточно производительного планшетного компьютера, работающего под управлением iOS, Android или Windows.

Для работы с системой подойдёт любой браузер, но рекомендуется использовать Google Chrome. При этом не требуется установка никаких дополнений или специальных настроек. Для начала работы достаточно зайти по адресу workabox.ru.

На сегодняшний день Google Chrome считается одним из самых удобных и безопасных браузеров. Мы настоятельно рекомендуем установить его, причём не только для пользования workabox, но и вообще для повседневного использования. Скачать его можно совершенно бесплатно с www.google.com.

Что же касается приложения Workabox.Касса, то для его использования необходим компьютер с Windows или OS X. Выбор планшетов ограничен решениями с Andriod и Windows.

3.2. Начальный экран сервиса

Заглавная страница практически идентична для всех пользователей. На ней отображается общая информация о работе компании или магазина, в зависимости от прав вошедшего. Например, руководитель сети увидит глобальные данные, а кассиру будет доступна информация в пределах одного магазина.

Прежде всего, это информация о сумме и количестве чеков, средних чеках, процентах скидок, сумме и количестве возвратов. Все данные выводятся как в цифровом виде, так и в виде графика. По умолчанию указывается информация за последний месяц (30 дней), но вы можете задавать любой период времени работы компании. Даты можно задавать как вручную, так и при помощи календаря, нажав на соответствующее изображение рядом с полем (после их указания требуется нажатие кнопки «Применить»).

В графе «%» в общем товарообороте» указывается, какую долю продаж имеет каждый из магазинов. Полнота этих данных зависит от прав вошедшего: так, руководитель сети получит полный список торговых точек, в то время как сотрудник магазина увидит лишь показатели кассиров.

Подобным образом представляется и информация о 10-ти наиболее продаваемых товарах (сумма продаж и количество проданных единиц). Работник одного магазина будет видеть только локальные данные, менеджер высшего звена получит данные по всей структуре.

Таким образом, начальный экран предоставляет информацию, которая может использоваться для общего анализа работы предприятия. Подробнее об аналитике и отчётности рассказывается в главе «15. Аналитика и отчётность в workabox».

Вы можете в любой момент вернуться на главную страницу. Для этого нужно просто кликнуть на название компании в правом верхнем углу окна.

3.3 Использование, интерфейс, полезные приёмы

Работа с системой workabox мало чем отличается от использования какого-либо интернет-ресурса, поскольку система представлена в окне браузера, Многие действия выполняются при помощи одних и тех же инструментов (кнопок), действующих всегда одинаково или с небольшими отличиями. Благодаря такому подходу, значительно упрощается работа с системой. Некоторые из этих кнопок доступны сразу же, другие появляются автоматически, после выполнения определённых действий (например, выбора нескольких наименований).

Основные инструменты:

«Применить» — кнопка подтверждающая выбор.

«Очистить» — кнопка, посредством которой можно очистить все данные в полях, отказаться от выполнения какого-либо действия.

«Создать» — создать новый элемент списка (справочника). В некоторых случаях данный инструмент дополняется также опцией «Копировать текущий документ». Это может быть полезно, когда новое наименование мало чем отличается от уже внесённого. В таком случае выбирается схожая позиция, копируется, а затем просто вносятся необходимые изменения, таким образом, значительно экономится время.

«Фильтр» — позволяет отсортировать элементы в любом справочнике в удобном для пользователя порядке. Например, отобразить всех сотрудников, возрастом старше 30-ти лет или все товары, название которых начинаться на «Бр». Возможности кнопки «фильтр» напрямую зависят от того, с чем именно сейчас работает пользователь. В случае если речь идёт о возврате товаров, то можно сортировать, например, по кассам, откуда этот возврат производился. А поставщиков можно отсортировать по почтовому адресу. Инструмент «Фильтр» используется во многих разделах workabox . Без него не обойтись, когда речь заходит об огромном количестве наименований.

«Печать» — распечатка данных. Важно отметить, что информация отправляется не сразу на принтер, а сохраняется в виде файла Word или Excel (такая процедура называется «печать в файл»). Далее этот файл можно редактировать, печатать, отправлять по почте и т. п. В некоторых случаях, при выборе нескольких наименований в справочнике, появляется также инструмент «Печать выбранного».

«Изменить состояние» — изменение состояния одного или нескольких наименований.

«Сохранить» — сохранить все внесённые изменения.

«История» — просмотреть кем, когда и какие вносились изменения.

«Обновить» — обновление справочника, если это действие не произошло автоматически.

«Вернуться к справочнику» — позволяет вернуться к ранее открытому справочнику из карточки редактируемого или создаваемого наименования.

«Добавить» — как сразу же становится ясно из названия, данный инструмент позволяет добавлять в список новые наименования, будь то товары, поставщики, возвраты товаров и т. п.

«Выбрать» — использование данного инструмента означает подтверждение осуществлённого ранее выбора. Например, когда пользователю необходимо добавить несколько наименований, он отмечает их в списке и нажимает «Выбрать».

«Удалить» — назначение данного элемента ясно из названия. Появляется автоматически после выбора одного или нескольких элементов в справочнике.

«Объединить» — используется при объединении нескольких наименований в справочниках. Например, позволяет объединить несколько заказов поставщику в один, что более удобно.

«Изменить состояние» — изменение состояния одного или нескольких наименований. Изменять состояние можно также и из карточки наименования. Однако только поштучно.

«Операции» — данный инструмент появляется автоматически в тех случаях, когда с выбранными наименованиями в списке возможны дополнительные действия. Например, при оформлении возврата поставщику появляется возможность указать максимальное количество для всех возвращаемых товаров, вместо того, чтобы делать это вручную для каждого по отдельности.

«Импорт» — предназначен для импортирования данных из Excel-файла в систему. Может быть очень полезным в тех случаях, когда необходимо ввести сразу большое количество наименований.

«Построить отчёт» — этот инструмент используется лишь при создании отчётов (подробности см. в главе «15. Аналитика и отчётность в workabox»).

«Восстановить пароль» — необходим, если кто-нибудь из сотрудников забыл свой пароль (подробности про работу с персоналом см. в главе «5. Персонал, управление персоналом»).

Дополнительные инструменты:

«Календарь» —элемент, позволяющий ввести нужную дату без клавиатуры, при помощи мышки.

«Время» — элемент, позволяющий указать нужное время без клавиатуры, при помощи мышки.

Также обязательно нужно отметить «Добавить в поле» и «Очистить поле». Первый инструмент позволяет не вносить данные в поле вручную, а выбрать их из списка. Второй — очищает поле от введённых ранее данных. Так, посредством «Добавить в поле» можно выбрать несколько видов товаров при составлении отчёта по их продажам.

«Увеличить значение» и «уменьшить значение» — эти инструменты позволяют увеличивать и уменьшать цифровые данные в поле на одну единицу. Могут быть полезными при корректировании введенного с клавиатуры значения.

«Редактировать поле» — в некоторых случаях данные в таблицах (списках) можно редактировать вручную. Наличие данного изображения в поле означает, что данные можно изменять.

Внешний вид workabox максимально приближен к интерфейсу операционной системы Windows 8. Это отличный пример того, как SaaS-приложение может соотноситься с привычными программами.

Как уже отмечалось выше, инструменты всегда выполняют одни и те же действия. Небольшие отличия возможны в частных случаях. Например, содержание инструмента «Фильтр» меняется в зависимости от содержимого списка. Если нужно отсортировать список сотрудников, то будут присутствовать такие поля, как «Ф.И.О.» и «Логин», в случае же со списком складов — поля «Наименование» и «Населённый пункт».

Следует отметить, что каждое наименование может иметь несколько состояний, в зависимости от которого система будет по-разному их использовать. Так, товар может числиться «Активным», если он фигурирует в прайс-листе. Если же продажи его прекращены, то состояние товара помечается как «Архив». Подробнее о товаре вы узнаете в посвящённых ему главах.

Все выдаваемые системой сообщения показываются в верхней части окна браузера. При этом красный цвет сигнализирует об ошибке или сбое, в то время как зелёный — это цвет подтверждающего или оповещающего сообщения. Для того чтобы убрать сообщение, нужно на нём кликнуть.

3.4. Миграция с других систем на workabox

Поскольку у пользователя workabox есть возможность импорта данных из файлов Excel, переход с других систем значительно упрощается. Конечно же, при условии, что эти системы поддерживают выгрузку данных в этом формате (в большинстве случаев такое возможно). Так, не возникает особых трудностей с переходом с 1С.

Конечно же, процедура переноса всех данных о ранних действиях предприятия (или информация за какой-либо определённый период) может потребовать довольно много времени, нужен будет импорт большого числа файлов. Даже в таком случае процедура не отличается сложностью. Чаще всего в этом нет необходимости, можно обойтись проведением инвентаризации с получением текущих остатков. После чего производится процедура ввода начальных остатков и создание номенклатурного справочника.

При этом старая информация о товарных движения и денежных потоках не переносится в workabox (при необходимости можно сделать позднее). Однако предприятие может совершенно спокойно продолжать свою деятельность, накапливая такую информацию с момента начала эксплуатации системы.

3.5. Ввод начальных остатков

Ввод товарных остатков может потребоваться в том случае, если компания давно уже занимается продажами, но пользовалась для этого другими системами.

И тут сказывается одно из главных достоинств системы workabox — она готова к использованию сразу же после завершения регистрации. Владельцу небольшой компании достаточно указать лишь некоторые первичные данные (см. главу «2.6. Изменение учётной записи предприятия») и можно приступать к работе.

Что же касается товаров, то внести их можно используя обычный файл Excel. Для этого нужно лишь, чтобы в системе был зарегистрирован хотя бы один магазин (происходит автоматически) и как минимум один поставщик товара. Сам файл можно получить у поставщика или создать его самостоятельно, вручную или выгрузив данные из использовавшейся ранее системы. Важно при этом придерживаться единой структуры файлов. Подробности о свойствах товара и об особенностях создания таких файлов можно прочитать в главе «6. Товарный (номенклатурный) справочник».

По умолчанию в системе сразу же создаётся один магазин (РТТ — розничная торговая точка), от пользователя требуется лишь изменить некоторые его данные, вроде адреса и номера телефона. В соответствии с тарифным планом число РТТ может быть увеличено. Все подробности о регистрации и настройке торговых точек расписаны в главе «4. Структура предприятия розничной торговли».

Процедуру регистрации поставщиков нужно производить вручную, подробности можно найти в главе «7. Взаимоотношения с поставщиками».

Следует помнить, что производить все выше описанные действия может исключительно пользователь с соответствующими правами. Например, тот, кто зарегистрировал компанию в системе. Подробности про сотрудников, группы сотрудников и их права расписаны в главе «5. Персонал, управление персоналом».