6. Товарный (номенклатурный) справочник

Подавляющее большинство небольших магазинов торгует единообразной номенклатурой. Например, только одеждой или только продуктами. В таких случаях вполне достаточно несложного номенклатурного справочника, в который просто заносятся все наименования. Однако если у магазина имеется, например, два отдела с отличающимися друг от друга товарами (вроде одежды и обуви), то одноуровневый справочник уже не так удобен. Если же речь идёт об интернет-магазине, который может торговать десятками видов самых разнообразных товаров, то требуется справочник со сложной структурой, состоящей из групп и подгрупп.

Сервис workabox позволяет управлять товарным справочником со сложной древовидной иерархической структурой. Так, если магазин торгует одновременно портативной электроникой и крупной бытовой техникой, то для каждой из этих групп создаётся отдельная ветка. В дальнейшем для упрощения мы будем называть товарной группой любую ветку, вне зависимости от её иерархии.

По умолчанию присутствует корневой уровень, названный «Товары и услуги». Его можно переименовать, но нельзя удалить. На этой основе пользователь может создавать сколь угодно сложную структуру, внося дополнительные группы и подгруппы. Количество дочерних уровней ничем не ограничивается. Тут всё зависит от потребностей компании, выбранной ею структуры товарного справочника.

Каждая из товарных групп может иметь различный набор атрибутов (свойств). Однако важной особенностью товарного справочника является то, что дочерние группы наследуют также набор атрибутов более высокого уровня. Например, у нас есть группа «Электроника» с атрибутами «Производитель» и «Поставщик». Оба они будут унаследованы дочерними группами «Портативная техника» и «Видеотехника», которые помимо этого имеют также и собственные атрибуты.

Важно отметить: один и тот же товар не может входить одновременно в несколько товарных групп.

При необходимости пользователь workabox может без чрезмерных усилий полностью изменить всю структуру построенного им товарного справочника, вне зависимости от того, насколько она сложна. Процесс этот займёт определённое время и потребует внимания, но не будет слишком трудным.

Естественно, что при наличии ограниченной номенклатуры, создавать сложную структуру групп товаров просто бессмысленно.

6.2. Товарные группы и управление ими

Прежде чем начинать работу с товарным справочником, необходимо определиться со структурой товарных групп. Управление ими осуществляется через меню «Товары, цены», где выбирается пункт «Товарные группы». По умолчанию, как уже было описано выше, присутствует лишь одна группа — «Товары и услуги».

Для того чтобы организовать новую группу, достаточно лишь нажать «Создать». В открывшемся окне необходимо указать наименование новой группы и задать присущие ей атрибуты (см. «6.3. Пользовательские атрибуты товарных групп»). А в поле «Полное наименование» отображается полный путь, включающий в себя перечень всех родительских групп. Это может быть нечто вроде: «Товары и услуги / Электроника / Мобильные устройства / Смартфоны».

Если планируется использовать экраны или же сервис применяется для интернет-магазина, то имеет смысл также загрузить изображение для вновь созданной группы. Поддерживаются форматы jpg, gif и png, размером до 500 КБ. Для каждой из товарных групп можно загрузить по одному изображению, а для каждого товара — до 10-ти. Подробнее про экраны можно прочитать в главе «14. Работа с экранами».

Для того чтобы создать дочернюю группу, необходимо сначала выделить (кликнуть на ней мышкой) родительскую группу, и лишь затем нажимать на «Создать». Также выделение необходимо при изменении данных (кнопка «Изменить») и удалении группы (кнопка «Удалить»). Однако следует помнить, что удалить группу, которая содержит другие группы и/или товары невозможно. Сначала необходимо перенести товары в другие группы и удалить ставшие свободными.

Каждая из групп может иметь два статуса:

     
• «Введён» - выставляется по умолчанию и означает, что все товары из данной группы участвуют в товарообороте, они будут учитываться при составлении отчётов.
     
• «Архив» - нужен, если по какой-либо причине компания перестала работать с товарами из данной группы. Выставление состояния «Архив» невозможно, если группа содержит другие группы или товары в состоянии «Введён», сначала необходимо проставить статус «Архив» у них.
   

6.3. Пользовательские атрибуты товарных групп

Как уже отмечалось выше, каждая из товарных групп имеет свои пользовательские атрибуты, которые задаются при её создании. Плюс она наследует атрибуты от материнской группы. Пользовательские атрибуты могут быть заданы для любой из групп, включая даже самую верхнюю — «Товары и услуги». Однако в случае с ней существует набор универсальных атрибутов, не подлежащих изменению. Это т. н. «Свойства по умолчанию», которые включают в себя «Поставщик», «Артикул», «Дробность» и т. п.

Для того чтобы добавить в группу необходимый атрибут (свойство) требуется перейти в главном меню в «Товары, цены», затем «Товарные группы». В открывшемся справочнике выбираем необходимую нам группу и нажимаем изменить. Новые свойства задаются в пункте «Свойства товаров группы», путём нажатия на кнопку «Добавить».

В открывшемся окне указывается наименование свойства и задаётся его тип. Всего предусмотрено семь типов:

     
• «Строка» - свойство сможет содержать одну строку текста. Например, краткое описание товара;
     
• «Текст» - свойство сможет содержать значительный объём текста, вроде подробного описания товара. Форматирование текста не поддерживается, но его можно разбивать на отдельные абзацы;
• «Число, целое» - данный тип подходит для свойств, которые будут содержать исключительно целочисленные значения, вроде количества USB-разъёмов у ноутбука;
   
• «Число, 2 знака после запятой» - для значений требующих большей точности. Например, диоптрии линз у очков, длина или вес;
• «Число, 3 знака после запятой» - для всех случаев, когда необходимо указывать данные повышенной точности;
 
• «Дата» - назначение данного типа понятно из его названия;
• «Справочник» - тип пользовательского свойства определяется одним из заранее созданных пользовательских справочников (подробности в «6.4. Пользовательские справочники»). При выборе данного типа необходимо указать также и сам пользовательский справочник.
     

Важно отметить, что все рассмотренные выше типы данных используются и в других разделах. Например, при задании свойств покупателей (см. «10. Маркетинг»)

Если свойство было добавлено ошибочно или в нём уже нет нужды, то его можно удалить. Для этого достаточно просто отметить галочкой соответствующее поле и воспользоваться автоматически появившейся кнопкой «Удалить».

В окне редактирования группы можно просмотреть также свойства, унаследованные ею от материнской группы, а также свойства, заданные по умолчанию. Там же задаётся изображение товарной группы, указываются и свойства отображения товарных групп. То есть определяется, как товары из данных групп будут отображаться в приложении POS.workabox и на экранах. Подробнее про свойства отображения расписано в «6.6. Настройки отображения товарных атрибутов групп».

Каждый из атрибутов товарной группы может иметь 5 признаков. Так, признак «Обязательное» означает, что данный атрибут обязателен для заполнения при внесении товаров, данное поле не может быть оставлено пустым. Иначе система выдаст ошибку, как при ручном вводе, так и при импорте.

Признак «Использовать для поиска» определяет, может ли данное свойство использоваться для поиска пользователем товара на экране или каком-либо другом стороннем приложении. Тут просто необходимо определиться, например, с тем, какова вероятность того, что кто-нибудь станет использовать атрибут «цвет» для поиска нужной ему модели принтера. Соответственно, если свойство отключено, то оно не будет задействовано в качестве параметра фильтра, используемого для поиска.

Что же касается признаков «Отображать на витрине», «Расширенная информация», то подробнее о них рассказывается в «6.6. Настройки отображения товарных атрибутов групп». Признак «Модификатор» рассматривается в «6.5. Специальные настройки товарных групп»».

6.4. Пользовательские справочники

Пользовательские справочники создаются вручную работниками компании и предназначены для уменьшения ошибок во вводимых данных. Например, в магазине одежды это может быть справочник «Размеры», который заполняется такими данными, как «S», «M» и т. п. Такой справочник может содержать названия городов, индексы, номера объектов и многое другое.

При этом может быть сразу несколько атрибутов, ссылающихся на один и тот же пользовательский справочник. Например, на тот же справочник с размерами могут ссылаться атрибуты из товарной группы «Рубашки» и группы «Кальсоны». Естественно, для того, чтобы заводить подобный атрибут, необходимо сначала создать соответствующий пользовательский справочник.

Для создания пользовательских справочников необходимо воспользоваться меню «Управление» — «Пользовательские справочники». В открывшемся окне можно либо отредактировать уже имеющиеся справочники, либо создавать новые (кнопка «Создать»).

При создании нового справочника требуется только задать его название и указать его название. Затем, пользуясь кнопкой «Добавить», можно добавлять сколь угодно большое количество новых значений. Их наименование редактируются непосредственно в самой таблице. Если значение более не требуется или оно было добавлено по ошибке, его легко удалить. Так же как и в случае с атрибутами товарных групп, достаточно просто выделить необходимое и нажать на автоматически появившуюся кнопку «Удалить».

Пользовательские справочники могут заполняться также и автоматически, при импорте данных из файла Excel. Так, если в системе определён пользовательский справочник «Цвет», то в него будут перенесены все значения из поля «Цвет» в файле. Естественно, что добавляться при этом будут только новые значения, повторения исключаются.

Пользовательские справочники также имеют статусы. Если справочник используется, то ему присваивается статус «Введён» (задаётся автоматически при создании). Если же справочник уже не нужен, то статус переключается на «Архив».

6.5. Специальные настройки товарных групп

Итак, ваша компания торгует большим количеством товаров, которые распределены среди множества товарных групп. Соответственно у такого разнообразия будет и немалое количество всевозможных товарных атрибутов (свойств). Причём каждый из товаров будет связан лишь с частью из них. Так, если магазин торгует одновременно мобильными телефонами и принтерами, то естественно, что столь разнородные устройства просто не могут иметь полностью схожие свойства. И если масса и размеры указываются у всех, то существует также и набор специализированных характеристик. Например, в разделе «Мобильные телефоны» бессмысленно искать «максимальное разрешение печати».

И если ваша компания пользуется приложением Экран (или другим подобным сторонним приложением), то важно правильно настроить отображение товаров в витрине, для того, чтобы пользователь, который будет их просматривать, не сталкивался постоянно с пустыми (и бессмысленными) полями. То есть в каждой группе должны отображаться только одни, присущие ей свойства. К тому же нет смысла выводить абсолютно все виды одного и того же товара. Например, вполне достаточно указать, что в продаже есть джинсы данной модели, но нет никакого смысла «вываливать» на экран полный набор цветов и размеров. Достаточно просто указать, что имеются также и другие модификации данного товара.

Правильное отображение важно также и для приложения workabox.касса. Кассиру не нужны длинные и при этом полупустые таблицы свойств. На экране кассы должно отображаться только самое необходимое.

Именно для избежания подобных ситуаций и были введены такие понятия, как модель и модификаторы. Модель — это набор атрибутов, которые определяют один и тот же товар, имеющий различные характеристики, вроде размера или цвета. Последние же в свою очередь являются модификаторами, которые определяют различные модификации одного и того же товара. Иными словами, все записи номенклатурного справочника, имеющие один и тот же код модели — это разные модификации одного и того же товара.

Например, в магазине есть джинсы бренда «Jeans» фасона «Sun-Cult». При этом доступны различные цвета и размеры, которые, собственно говоря, и определяют разницу между наименованиями. В данном случае тип товара, бренд и фасон будут определять модель, а цвет, размер, наличие или отсутствие стразов — второстепенны и относятся к модификаторам.

Для того чтобы указать, какие именно свойства определяют модель, необходимо в окне редактирования товарной группы воспользоваться закладкой «Модель». По умолчанию в модель входит только свойство «Наименование». Если же модель определяется совпадением нескольких атрибутов одновременно, то необходимо отметить эти атрибуты галочками.

Модификаторы же задаются непосредственно прямо в списке атрибутов группы — для этого у нужного атрибута просто выставляется соответствующий признак. Важно отметить, что дочерние группы наследуют все модификаторы от материнских групп, сохраняя при этом возможность изменения при необходимости.

6.6. Настройки отображения товарных атрибутов групп

Далеко не все из свойств, определяющих модель, должны отображаться на витрине «Экрана», в workabox.касса или на чеке. И сервис позволяет выводить название модели в том виде, которое работники компании посчитают наиболее подходящим. Для этого существует вкладка «Название модели», в ней задаётся требуемая последовательность атрибутов, которые определяют, как будет выглядеть название модели, например, на витрине.

Название модели «склеивается» из нескольких свойств. Для этого действия в закладке «Название модели» необходимо просто выставить в нужной последовательности несколько свойств, пользуясь инструментом «Добавить новое свойство», при использовании которого указывается само свойство и префикс. Последний используется для большей информативности. Это может быть что-то вроде «сз.» для сезона или «бр.» для бренда. Заполнять поле префикса необязательно. А в поле «Разделитель» указывается, каким символом различные атрибуты должны отделяться друг от друга. По умолчанию это всегда запятая.

Аналогичным образом определяется и цепочка модификаторов, которые также будут выводиться на витрине или в иных местах за названием модели. Делается это в закладке «Модификаторы».

Таким образом, любую товарную позицию можно отобразить одной строкой, которая будет состоять из набора «модель + модификаторы».

Также с отображением связаны и некоторые из признаков, присваиваемых товарным группам (часть из них уже была рассмотрена выше).

«Отображать на витрине» — если необходимо, чтобы атрибут отображался на экране, то нужно отметить это поле. Так, на виртуальной витрине никогда не отображаются различные служебные данные, которые используются сотрудниками компании, но не должны показываться потребителям.

«Расширенная информация» — означает, что данный атрибут носит справочно-информационный характер. Чаще всего под этот признак попадают атрибуты с типом «Текст» или «Строка», содержащие достаточно большие объёмы текста, общими словами описывающего товар. Если отметить данный признак, то атрибуты будут передаваться для экранов, но не будут для POS.workabox. Другими словами, под этот признак попадают значения, которые по каким-либо причинам не должны отображаться на кассовом месте.

Что же касается последовательности отображения товарных атрибутов, то она определяется в окне редактирования товарной группы, в закладке «Порядок свойств». Там необходимо просто расположить свойства в наиболее подходящем для предприятия порядке, просто перетягивая их мышкой.

6.7. Добавление товаров в группы

Для того чтобы зайти в товарный справочник, необходимо воспользоваться закладкой «Товары, цены» в главном меню, а затем выбрать «Товары». Для добавления товара в какую-либо из групп/подгрупп необходимо сначала выбрать её в списке слева. В правой части экрана будет отображаться список уже добавленных товаров (если таковые имеются).

На открывшейся странице можно увидеть список всех товаров, внесённых ранее. Для редактирования любого из них необходимо просто кликнуть на его наименование или код (присваивается системой автоматически при внесении товара).

Страница редактирования состоит из набора полей, каждое из которых содержит определённое свойство, необходимое для описания товара — размер, цвет, штрих-код и т. д. Список свойств зависит от атрибутов данной группы. Подробности — в «6.3. Пользовательские атрибуты товарных групп»».

Не забывайте об инструменте «Вернуться к справочнику» — это наиболее простой способ вернуться к списку товаров (работников, складов, РТТ и т. п.). Он полезен при работе с большим количеством наименований.

Для добавления нового товара нажмите кнопку «Создать». В открывшемся поле необходимо заполнить обязательные для заполнения поля и нажать «Сохранить». Если используется экран, то к товарам очень желательно добавить изображения. Делается это в карточке товара, в закладке «Изображения». Правила добавления изображений те же, что и для товарных групп: не более 10 штук, размером до 500 КБ, форматов jpg, gif или png.

Также каждому из товаров в workabox можно назначить сопутствующие товары и товары-аналоги, информацию о которых покупатель также сможет получить при использовании экрана. Для создания таких связей используются соответствующие закладки в карточке товара. Чтобы выбрать сопутствующий товар или товар-аналог нужно воспользоваться кнопкой «Добавить» или прописать информацию о нём (название, код в системе, артикул) в поле рядом.

Помните, что максимальное количество добавляемых товаров зависит от выбранного при регистрации тарифного плана. Однако при этом учитываются только те товары, у которых выставлен статус «Введён». Товаров со статусом «Архив» может быть зарегистрировано сколь угодно много. Так что если условия тарифного плана не позволяют добавить ещё одно наименование, то возможно имеет смысл перевести в «Архив» одно из имеющихся.

Менять состояния можно как из карточки товара, так и из справочника. Второй метод хорош тем, что позволяет быстро изменить состояния сразу большого количества наименований. Сначала необходимо выделить все товары, статусы которых должны быть изменены (для их выбора можно воспользоваться инструментом «Фильтр»). Как только были отмечены нужные товары, автоматически появится кнопка «Изменить состояние». Кликайте на неё и выбирайте необходимое значение.

Однако поштучный метод внесения хорош в том случае, если вам нужно добавить лишь несколько наименований (максимум несколько десятков). Для большого количества наименований лучше воспользоваться кнопкой «Импорт». Импортирование позволяет загрузить все необходимые данные из файла Excel. Последний может быть создан вручную, получен от поставщика или же экспортирован из другой системы, например, из 1С.

Не забывайте об инструменте «Вернуться к справочнику» — это наиболее простой способ вернуться к списку товаров (работников, складов, РТТ и т. п.). Он полезен при работе с большим количеством наименований.

Импорт товаров из файла невозможен, если в системе не зарегистрирован ни один поставщик. Подробности про работу с поставщиками расписаны в главе «7. Взаимоотношения с поставщиками».

Для того чтобы импортировать файл, нажимаем «Импортировать». В открывшемся окне выбираем поставщика и указываем путь к хранящемуся на вашем компьютере файлу (там же можно скачать пример того, как он должен выглядеть).

При этом имеется несколько вариантов добавления новых наименований:

• Будут введены новые и обновлены уже существующие (если таковые имеются);
• Будут только добавлены новые;
• Будут только обновлены существующие.

Если данные вносятся первый раз, то в этом случае выбираем первое поле.

Важно, чтобы ваш файл содержал поля с названиями свойств товаров, заданными таким же образом, как и в файле примера, который можно скачать там же, в окне импортирования. При этом в поле «Группа товаров» должна быть указана именно та группа, в которую и планируется импорт наименований.

6.8. Перенос товаров из одной группы в другую

Бывают случаи, когда появляется необходимость переноса товаров из одной группы в другую. Например, раньше все кондитерские изделия находились в группе «Сладости», а потом решено было разнести их по отдельным дочерним группам, вроде «Конфеты», «Пирожные» и «Торты». Или наоборот: раньше группа «Смартфоны Samsung» содержала дочерние группы «Galaxy» и «Note», от которых решено было отказаться в целях упрощения структуры номенклатурного справочника.

Выполнять подобные процедуры совершенно не сложно. Правда, при большом количестве наименований, это может занять определённое время и потребовать максимальной внимательности.

Для того чтобы перенести товары из одной группы в другую, выбираем в меню «Товары, цены», затем в «Товары». Открываем группу, из которой мы хотим перенести товары, и выбираем всё необходимое (вручную или при помощи инструмента «Фильтр»). Как только нужные товары начинают отмечаться, автоматически появится кнопка «Изменить группу». Нажатие на неё вызывает окно, в котором просто указывается новая группа, затем нажимается кнопка «Применить». Если отметить пункт «Включая все товары модели», то будут перенесены все товары, относящиеся к моделям, входящим в данную группу. Подробности о моделях расписаны в «6.5. Специальные настройки товарных групп»».

Можно также воспользоваться импортом. При этом в файле Excel в поле «Группа товаров» должно быть указанно название новой группы. Если новая группа содержит также и новые атрибуты, то требуется заполнить и эти поля. Главное чтобы без изменения остались такие поля, как «Наименование» и «Код у поставщика». Затем при импорте нужно указать, что необходимо обновить уже существующие наименования.