15. Аналитика и отчётность в workabox

Оценивать эффективность деятельности предприятия можно по множеству показателей, как самых простых, так и понятных только экономистам. И прежде всего, стоит сказать о таком показателе как прибыль предприятия. Сколько оно приносит в денежном эквиваленте прибыли в год, в квартал, в месяц? Показатель прибыли вычисляется следующим образом: доход компании в денежном выражении за определенный период минус его затраты.

Есть два подхода к рассмотрению прибыльности предприятия — можно оперировать как цифрами (абсолютными показателями), так и процентами. Первый подход необходим для выяснения прибыли, убытков и т. п. В то время как проценты позволяют судить о развитии предприятия в целом. Впрочем, малый бизнес обычно уделяет процентам куда меньше внимания.

Наиболее часто на практике применяется такой показатель, как EBITDA - это прибыль, её сумма или процентное выражение, до того, как будут вычтены расходы на уплату налогов, процентов инвесторам и до начисления амортизации.

Анализу подвергаются и сами объёмы продаж в денежном выражении, этими цифрами иногда легче оперировать, чем показателями прибыли, вычисление которых может занять время. Их также можно анализировать в абсолютном и процентном выражении, сравнивать с предыдущими периодами и аналогичными периодами прошлых лет.

Объём продаж той или иной точки или предприятия в целом называется его оборотом. Анализируются обороты в денежном выражении за определённый период, эти показатели удобно сравнивать, строить на их основе планы и анализировать успешность работы и продаж точек.

Сами по себе цифры прибыли скажут не так много. Гораздо интереснее для анализа соотношение между вложенными в компанию суммами и прибылью. В данном случае речь идет о показателях рентабельности. Они показывают, насколько эффективно потрачены вложенные деньги, сколько приносит каждая вложенная копейка. Также важно знать, сколько раз за период средства оборачиваются в торговом процессе. Это позволит оценить, насколько эффективно организован денежный и товарный оборот на точке или на предприятии в целом.

Для ритейлера интересен показатель соотношение торговой площади к обороту и соотношение установочной площади оборудования к обороту. Каждый квадратный метр, используемый недостаточно эффективно, может в итоге привести к потерям в обороте и снижению прибыльности точки.

Не меньший интерес представляют потери в денежном или товарном выражении, какой процент они составляют от оборота и каковы их источники и причины.

Для розничной торговли актуальным будет анализ процента наценки, с тем, чтобы гибко реагировать на изменение спроса и других внешних условий, получая при этом максимальную прибыль.

Оценить деятельность каждой отдельной розничной точки можно по таким показателям, как количество чеков в день, их общая сумма, средняя сумма по чеку. Оборот точки анализируется как в денежном выражении, так и конкретно по выбранным товарам, что позволит оценить востребованность определённых позиций и скорректировать их закупку. Оценивая отдельные товары по их наличию в чеках, руководитель может грамотно выстроить ассортиментную политику и значительно повысить прибыльность точки. Анализу подвергается и поведение покупателей. Так, анализ чеков (а с помощью нашей системы проанализировать их можно в любое время и с удобством) покажет, что именно и на какую сумму приобретает средний покупатель, поможет предсказать его поведение.

Показатели эффективности дают объективную картину деятельности, помогают планировать. Важной задачей анализа является выявление слабых мест. Без точных цифр проблема в компании на протяжении достаточно долгого периода может оставаться незаметной. Но цифры сразу же покажут, что происходит что-то неладное. Вовремя заметив «неполадку», её можно устранить гораздо быстрее и с меньшими затратами.

Важно не забывать, что оценить деятельность компании по одному какому-либо показателю невозможно. Всегда нужно учитывать их в совокупности, стремясь находить объяснения тем или иным изменениям в показателях и взаимосвязи между отдельными цифрами и явлениями.

15.2. Аналитика и отчётность в workabox

Важной особенностью системы workabox является возможность получения подробных отчётов в любой момент, по любым показателям. Общая информация о таких показателях, как сумма продаж, количество чеков, средний чек и некоторых других доступна прямо на заглавной странице (см. главу «3.2. Начальный экран системы»). Для более же подробных отчётов обладающий соответствующими полномочиями пользователь должен выбрать в главном меню «Отчеты», после чего указать, интересуют ли его все виды отчётов, или же только отчёты, связанные с товарами, продажами, деньгами.

При выборе пункта «Всё» будет предложен следующий ряд категорий:

Остатки товара — позволяет узнать, соответственно, об остатках на каком-либо из складов или магазинов в определённый день/час. Можно всегда быть в курсе, сколько и какого товара имеется в наличии. К тому же возможность сравнения динамики остатков полезна при планировании закупок, оптимизации работы предприятия, улучшения логистики.

Обороты товара — информация об обороте конкретного наименования за конкретный временной промежуток на одном из объектов хранения. Позволяет выделить наиболее популярные товары и не пользующиеся спросом, выявить тенденции продаж.

Продажи — объём продаж конкретного наименования в отдельной торговой точке за определённый период. Может быть полезным для анализа продаж, выявления сезонных тенденций, планирования продаж. Также этот отчёт позволяет увидеть все скидки, предоставленные по проданным товарам — то есть данный отчёт может быть полезен и при анализе маркетинговой активности.

Покупатели товара — позволяет определить, среди каких зарегистрированных покупателей (подробности в главе «10. Маркетинг») и какой популярностью пользовался тот или иной товар в конкретной торговой точке. Эта информация позволяет проводить эффективные маркетинговые акции. Например, если знать группу покупателей, которая приобрела в магазине мобильный телефон, то им всегда можно рассылать сообщения о появлении в продаже различных аксессуаров для данной модели. Также этот отчёт позволяет выделить наиболее активных потребителей, с целью их поощрения. Всё это может значительно способствовать улучшению стратегии работы предприятия.

Отчёт о прибыли — пожалуй, самый интересный для пользователя отчёт. Он выдаёт общую сумму прибыли, полученную конкретной торговой точкой за определённый период. Может использоваться, например, для анализа деятельности РТТ, сравнения с плановыми показателями, для расчёта премий работникам с целью их поощрения и т. д. Следует учитывать, что данный отчёт выдаёт именно общую прибыль, то есть разницу между закупочной ценой товара и выручкой от его продажи. При этом не учитываются такие критерии, как налоги, зарплата сотрудникам, аренда помещений и прочие последующие расходы.

Остатки денежных средств — выдаёт картину остатка денежных средств в одной из торговых точек на указанную дату и время. Позволяет производить более тщательный контроль денежных средств и, как следствие, очень полезен в деле контроля.

Обороты денежных средств — сумма, прошедшая через указанное подразделение за определённый период. Полезно для тщательного финансового контроля.

Обороты денежных средств (детализированная) — отличается от предыдущего лишь тем, что предоставляет более подробную информацию.

Взаиморасчёты с поставщиками — подробная информация о работе с поставщиками. Можно увидеть общую или детализированную информацию о задолженностях каждого поставщика, проанализировать взаимодействия с ними, спланировать дальнейшую работу.

Журнал денежных движений — подробная информация о различных денежных движениях (например, входящих или исходящих платежах) в указанном подразделении.

Налоговый отчет — показывает сумму продаж и сумму НДС в разделе ставок за отчётный период.

Продажи с МИ — информация об эффективности используемых МИ. Также позволяет оценить роль продавцов-консультантов, работающих в зале, но не имеющих отношения к кассе.

Бонусная программа — этот отчёт показывает, насколько эффективными были проведённые торговой сетью бонусные программы.

Принцип получения отчёта в каждой из категорий одинаковый, различия состоят в нюансах. Так, в продажах нужно будет указать, какой именно товар вас интересует и в какой именно торговой точке. А в пункте «Взаиморасчёты с поставщиками» потребуется выбрать нужного поставщика.

Во всех этих категориях присутствует такой критерий, как дата. Однако и здесь возможны отличия. В некоторых случаях (например, «Остатки товара») необходимо будет указать конкретную дату, и даже время. В других же категориях требуется задать период от одной даты до другой. Следует отметить, что некоторые из этих полей допустимо оставлять пустыми, заполняя лишь отмеченные как обязательные. Так, в случае с периодом можно указывать только его начало, за окончание автоматически будет принята текущая дата.

В некоторых случаях допустим выбор лишь одного наименования, в других же — сразу нескольких. Например, во «Взаиморасчётах с поставщиками» можно выбрать одного или сразу всех поставщиков.

После того, как все необходимые параметры заданы, для получения отчёта требуется нажать на «Построить отчёт». При желании полученный отчёт можно выгрузить к себе на компьютер в формате Excel (кнопка «Печать»). Возможность получения таких данных позволяет проводить глубокий анализ, используя для этого как средства самого Excel, так и любых других профессиональных специализированных инструментов. Таким образом, при помощи workabox можно в любой момент получить все первичные данные, необходимые для тщательного контроля работы компании и дальнейшего планирования.

15.3. Интеграция с DataWiz

Сервис workabox выдаёт подробные отчёты. Однако исключительно в виде файлов Excel. Для расширенного анализа накопленной информации о продажах можно воспользоваться сторонним решением. Таким, как онлайн-сервис DataWiz, который способен интегрироваться с workabox.

Сервис DataWiz специально разрабатывался для ритейлеров. Он позволяет произвести углублённый анализ продаж и составить на его основе план дальнейшего развития. Так, на основе анализа потребительской корзины можно составить представление о сезонности продуктов, ключевых товарах и т. п. Подобные же знания дают возможность лучше управлять ценами и товарными остатками, избегая потерь. Также при помощи DataWiz можно прогнозировать продажи, составлять парные товары, быстрее реагировать на изменения на рынке и т. п.

Для интеграции с DataWiz необходимо вначале зарегистрироваться на http://datawiz.io/. Обратите внимание, у сервиса есть отдельная кнопка для клиентов workabox — «WorkaBox Sign In», в левой верхней части сайта DataWiz (можно также перейти по ссылке http://wb.datawiz.io/accounts/workabox/ ).

Сразу же после регистрации вам будет выдан т. н. «токен», который нужно скопировать, чтобы впоследствии указать workabox. Делается это через меню «Настройки» — «Партнёрские сервисы», затем отмечаем DataWiz и нажимаем на появившуюся напротив ссылку «Изменить».

В открывшемся окне указываем токен в поле «Ключ API». Если требуется, чтобы DataWiz анализировал товар с учётом единиц измерения, тогда нужно добавить пользовательское поле, в котором будут указываться единицы измерения товаров (см. « 6.4. Пользовательские справочники »). Затем это поле указывается в «Единицах измерения».

Далее, для того, чтобы сервисы могли обмениваться данными, требуется воспользоваться кнопкой «Разрешить обработку», а затем нажать на «Синхронизовать». Если во время синхронизации произошёл какой-либо сбой, то система выдаст сообщение об ошибке. Впоследствии любое из этих предупреждений можно удалить или же попробовать произвести синхронизацию снова (кнопки «Удалить» и «Повторить»). После синхронизации все необходимые данные отправляются в DataWiz, где вы можете в любой момент просмотреть их.

Если необходимо остановить обмен данными с DataWiz, то просто воспользуйтесь кнопкой «Запретить обработку». Впоследствии вы в любой момент сможете снова запустить синхронизацию.