Перед вами сборник подробных инструкций. О том, как быстро запустить учёт своего розничного предприятия. Как избежать типичных ошибок ритейлера. На что обратить внимание при использовании продукта. Масса фишек и полезных хитростей от профессионалов.
Скачать учебник
6.1. Как организовать номенклатурный справочник
6.3. Поставщики и уникальная идентификация товара
6.4. Активная и архивная номенклатура
Организация номенклатурного справочника (далее — НС) в workabox построена на тех же основных принципах, которые используются для РТТ, сотрудников и т.д. Подобные подходы значительно упрощают процесс изучения системы и делают её использование более удобным.
Для введения нового товара или редактирования уже имеющихся в базе выбираем в главном меню «Управление», затем «Товары». На открывшейся странице можно увидеть список всех товаров, внесённых ранее. Для редактирования любого из них необходимо просто кликнуть на его наименование или код (присваивается системой автоматически при внесении товара).
Страница редактирования состоит из набора полей, каждое из которых содержит определённое значение (свойство), необходимое для описания товара — размер, цвет, штрих-код и т. д. Обязательно нужно указать дробность товара, является ли он штучным, весовым.
Список свойств можно регулировать вручную, изменяя уже имеющиеся и создавая новые(подробнее об этом см. в главе «6.2. Определение структуры НС»). После внесения данных нужно просто нажать «Сохранить» и можно вновь возвращаться к списку товаров для работы с другими наименованиями.
Не забывайте об инструменте «Вернуться к справочнику» — это наиболее простой способ вернуться к списку товаров (работников, складов, РТТ и т. п.). Он полезен при работе с большим количеством наименований.
Для добавления нового товара нажмите кнопку «Создать». В открывшемся поле необходимо заполнить, поля обязательные для заполнения и нажать «Сохранить». Помните, что максимальное количество добавляемых товаров зависит от выбранного при регистрации тарифного плана.
Однако поштучный метод внесения хорош в том случае, если вам нужно добавить лишь несколько наименований (максимум несколько десятков). Для большого количества наименований лучше воспользоваться кнопкой «Импорт». Импортирование позволяет загрузить все необходимые данные из файла Excel. Последний может быть создан вручную, получен от поставщика или же экспортирован из другой системы, например, из 1С.
Импорт товаров из файла невозможен, если в системе не зарегистрирован ни один поставщик. Подробности про работу с поставщиками расписаны в главе «7. Взаимоотношения с поставщиками».
Для того чтобы импортировать файл, нажимаем «Импортировать». В открывшемся окне выбираем поставщика и указываем путь к хранящемуся на вашем компьютере файлу (там же можно скачать пример того, как он должен выглядеть).
При этом имеется несколько вариантов добавления новых наименований:
Если данные вносятся первый раз, то в этом случае выбираем первое поле.
Важно, чтобы ваш файл содержал поля с названиями свойств товаров, названные таким же образом, как и в файле примера, который можно скачать там же, в окне импортирования. По умолчанию это «Наименование», «Стоимость» и «Код у поставщика». Но, как уже упоминалось выше, пользователь сам может задавать их (см. главу «6.2. Определение структуры НС»).
Каждый тип товара может иметь свои уникальные свойства. Так, в случае с продуктами питания это может быть срок годности и вес. Для одежды задаётся цвет, размер и материал и т. п. В зависимости от товара, который продает предприятие, пользователь (обладающий соответствующими правами) сам может определять структуру НС, указывая свойства товаров.
Для определения структуры необходимо зайти в «Настройки», затем «Свойства товаров». Открывается страница, содержащая список свойств, заданных по умолчанию. В него входят такие обязательные для любого типа товаров свойства, как артикул, штрих-коды и т. п.
Для добавления же собственных свойств необходимо кликнуть на «Добавить новое свойство». Далее требуется указать его название и задать тип. Система может обрабатывать сразу несколько типов:
Так, для указания цвета товара нужно выбрать «Строка», а для массы в кг. — «Число, 3 знака после запятой». Для срока годности или даты производства — «Дата».
Можно в любой момент сменить наименование свойства и его тип. Если какое-либо из свойств более не требуется или было внесено по ошибке, то его можно удалить, нажав на соответствующую кнопку («крестик») справа.
Нужно обязательно отметить, что в workabox можно заводить сразу несколько товаров с одинаковыми названиями и свойствами, при условии, что они пришли от разных поставщиков. Это одна из причин, по которой обязательно необходимо указывать поставщика при импорте товаров из файла Excel. В таком случае товары будут отличаться уникальными кодами, каждый из которых задаётся системой автоматически при регистрации. Повторения в данном вопросе невозможны.
Удалить внесённый товар из базы невозможно. Допускается лишь изменение состояния (статуса) товара. Это сделано для большей прозрачности, повышения уровня контроля и возможности в любой момент получить подробнейшие отчёты о функционировании предприятия за любой период.
Это одна из особенностей системы workabox — сохраняются абсолютно все данные. В главе «5. Персонал, управление персоналом», уже рассказывалось о невозможности удаления кого-либо из сотрудников, даже если он больше не работает.
Касательно товаров, то у каждого из них могут быть два состояния (задаются в окне редактирования в правой части экрана, под кодом). Это «Активный» и «Архив».
Состояние «Активный» задаётся автоматически при создании нового наименования, вручную или путём импорта. В таком состоянии товар участвует в товарообороте, имеется возможность редактирования его данных.
Перевод в состояние «Архив» означает, что компания по каким-либо причинам перестала работать с данным наименованием. Редактирование данных в данном случае невозможно.
Помните, если количество активных товаров у вас равно числу наименований, разрешённых условиями тарифного плана, то невозможно сделать активными товары из архива. В то же время число архивных товаров не учитывается, их может быть сколько угодно, вне зависимости от выбранного ТП.
Товар добавлен к сравнению