WORKABOX ОТ А ДО Я: учебник для начинающих

Перед вами сборник подробных инструкций. О том, как быстро запустить учёт своего розничного предприятия. Как избежать типичных ошибок ритейлера. На что обратить внимание при использовании продукта. Масса фишек и полезных хитростей от профессионалов.

Учебник workabox, читайте online! А также смотрите видео уроки!

2. workabox. Общие сведения

2.1. Решаемые задачи. Для кого предназначен workabox

2.2. Преимущества workabox

2.3. Доступные тарифные планы

2.4. Первый шаг: регистрация предприятия

2.5. Оплата услуг. История оплат. Смена тарифного плана

2.6. Изменение учётной записи предприятия

2.7. Экспорт данных предприятия

2.8. Использование workabox для интернет-магазинов

2.1. Решаемые задачи. Для кого предназначен workabox

zadachi.jpg

Сервис workabox предназначена для автоматизации деятельности торговых точек и упрощения любых повседневных задач, какие только могут возникнуть в розничной торговле. Никогда ещё управление магазином не было таким простым — буквально все операции выполняются в несколько кликов мышкой. Без преувеличения можно сказать, что workabox — это новое слово в розничной торговле.

Посредством нашего сервиса вы можете реализовывать продажи и перемещения товаров, вести клиентскую базу, проводить различные маркетинговые акции, получать подробные отчёты и многое другое. По функциональности workabox не только не уступает привычным десктоп-приложениям, но даже превосходит их в некоторых аспектах. Пользование этой системой позволит обнаружить и устранить «узкие места» в вашей компании, оптимизировать бизнес.

workabox пригодится как владельцам небольших торговых точек, так и крупным розничным сетям. Сервис станет удобным инструментом также и для владельцев франшизы. Его могут использовать даже владельцы интернет магазинов, интегрировав с помощью API витрину интернет-магазина с учётными и маркетинговыми возможностями workabox

Особенно полезным сервис будет для тех пользователей, которые желают всегда и везде иметь доступ к своей информации. Из любой точки Земного шара, с workabox вы сможете проверить актуальные данные, о состоянии дел вашего бизнеса. Подобной степени мобильности не способен обеспечить ни один из традиционных сервисов.

2.2. Преимущества workabox

registraciya-shag-1.jpg

Одно из главных достоинств workabox перед многими подобными сервисами заключается в простоте использования. Пользователю достаточно лишь освоить азы работы с сервисом (для этого достаточно 15 минут), после чего он сможет спокойно заниматься торговлей, не вдаваясь в технические подробности. И даже полное изучение всех возможностей workabox не потребует большого количества времени и специальных знаний.

Развертывание предприятия обходится значительно дешевле и происходит быстрее, чем при использовании традиционных методов. Не требуется дополнительное оборудование и персонал для его последующего обслуживания. С workabox отпадает необходимость в покупке, настройке и установке сервера и содержании системного администратора, поддерживающего его работу. Фактически, всё что требуется — это компьютер (можно использовать также планшет или смартфон) с доступом к интернету, регистрация в системе и внесение некоторых основных данных.

Важно и то, что все данные хранятся в облачных хранилищах (см. «1.3. Что такое «облака» и SaaS»), благодаря чему в значительной мере повышается их сохранность и безопасность. Можно не опасаться конфискации оборудования или же кражи ценной информации кем-нибудь из сотрудников — подобное невозможно просто по определению.

2.3. Доступные тарифные планы

registraciya-shag-1.jpg

Как уже отмечалось выше, развёртывание предприятия не требует вообще никаких финансовых затрат. Всё что нужно для начала работы — просто зарегистрироваться (см. «2.4. Первый шаг: регистрация предприятия»).

Всем новым пользователям предоставляются 14 дней бесплатного тестового пользования сервисом. При этом не предусматривается никаких ограничений ни в работе самого сиервиса, ни в техподдержке. Если вы уже на середине пробного периода решите воспользоваться нашими услугами и оплатите соответствующий тарифный план, оставшиеся бесплатные дни никуда не денутся. Они просто добавятся к оплаченному сроку.

По завершении пробного периода вам необходимо будет определиться с тем, какой именно тарифный план (далее — ТП) наиболее подходит для вашего предприятия. Всего предусмотрено 5 видов ТП, охватывающих различные типы предприятий — от небольших семейных компаний до крупных сетей, владельцев франшизы:

  • Микро Бизнес — тариф для индивидуальных предпринимателей, у которых малое количество сотрудников, одна торговая касса и небольшое количество номенклатуры.
  • Малый Бизнес — тариф рассчитан на небольшие предприятия, которые активно развиваются, у которых есть дополнительные торговые точки.
  • Средний Бизнес — тариф для предприятий, у которых РТТ расположены в нескольких городах, обслуживающих более 10 000 постоянных покупателей.
  • Средний Бизнес + — тариф для предприятий, которые активно растут и развивают свою сеть, с внушительным количеством постоянных покупателей, у которых имеется свой back-office, автоматизированный дорогостоящими системами, с широким ассортиментом в номенклатурном справочнике.
  • Большой Бизнес — тариф для крупных розничных предприятий, которые прочно стоят на ногах, которые стремительно открывают много новых розничных магазинов, у которых есть несколько складов, которым интересен front-office и быстрое развертывание системы в РТТ. Тариф предусматривает приватное облако, индивидуальную поддержку тех службы, помощь в интеграции с уже имеющимися у крупного бизнеса системами автоматизации.
  • Предусмотрена возможность смены ТП или внесения персональных корректировок. Последнее позволит наилучшим образом адаптировать выбранный ТП под нужды вашей компании (см «2.5. Оплата услуг. История оплат. Смена тарифного плана» ).

    Важно! Даже если вы по какой-либо причине не внесли деньги или же впоследствии решили прервать пользование системой, ваши данные не пропадут. В любой момент вы сможете выгрузить их к себе в виде файлов Excel.

    Для оплаты выбранного тарифного плана вы можете воспользоваться любым наиболее удобным для вас способом (см «2.5. Оплата услуг. История оплат. Смена тарифного плана»).

    2.4. Первый шаг: регистрация предприятия

    registraciya-shag-2.jpg

    Регистрация предприятия осуществляется в три шага, при выполнении которых необходимо заполнить ряд полей, указав название предприятия, контакты, выбрать тарифный план и т. п. Для начала регистрации нужно зайти на страницу www.workabox.ru и выбрать кнопку «Попробовать сейчас!».

    Шаг 1. Необходимо указать полное название предприятия, его краткое название и адрес электронной почты, на который будут высылаться все уведомления. Поскольку краткое название предприятия будет впоследствии использоваться для входа в систему, оно должно состоять исключительно из латинских букв, допустимо использование цифр. Помните, краткое название задаётся лишь однажды, изменить этот параметр впоследствии невозможно.

    Если вас пригласил в систему другой пользователь (подробности см. в разделе «17. Партнёрская программа»), то вам будет выдан промо-код, который необходимо ввести в соответствующее поле. Если же вы пришли сами, то просто оставьте его незаполненным.

    После того, как все данные введены, необходимо нажать кнопку «Далее», перейдя ко второму шагу.

    Шаг 2. В имеющихся полях необходимо ввести ваши Ф.И.О. и контакты. Затем снова нажимаем «Далее». Кнопка «Назад» вернёт вас к первому шагу, если нужно изменить указанную ранее информацию.

    Шаг 3. Прежде чем завершить регистрацию, необходимо дать согласие на передачу и обработку своих персональных данных, отметив это поле галочкой.

    Обратите внимание: после выбора тарифного плана и внесения всех корректировок, кнопка «Выбрать» меняется на «Настроить». Соответственно, нажав на неё, вы снова попадёте в окно настройки тарифного плана, в котором сможете внести некоторые корректировки, важные в вашем случае.

    Завершение регистрации. После того, как все данные указаны, всё что требуется — это нажать на «Отправить заявку». После этого на указанный при регистрации адрес электронной почты будет выслано соответствующее уведомление, содержащее ссылку, по которой нужно будет перейти для завершения регистрации. Там вы должны будете указать желаемые логин и пароль, необходимые для входа в систему. Учтите, что логин заводится раз и навсегда, изменить его, в отличие от пароля, впоследствии будет невозможно.

    Совет. Хороший пароль должен быть длиной не менее 8 символов, содержать заглавные и прописные символы, а также цифры. Это не должно быть имя или название, нежелательны легко запоминающиеся комбинации. В идеале пароль должен выглядеть буквально как бессмысленный набор различных символов. Так, «1234abcd» — неудачный пример, куда лучше использовать что-нибудь вроде «Jh45Gf67».

    Поздравляем, вы зарегистрировали ваше предприятие! Можно приступать к работе — начальные инструкции расписаны в разделе «3. Быстрое начало работы с workabox».

    2.5. Оплата услуг. История оплат. Смена тарифного плана

    tarif2.2.jpg

    Для оплаты услуг можно воспользоваться любым удобным для вас способом, будь то оплата через кассу банка или карты Visa и MasterCard.

    Если вы являетесь юридическим лицом, то мы обеспечиваем документальное оформление отношений — заключение договора и предоставление всех необходимых бухгалтерских документов.

    Система работает только на приём денежных средств, распоряжаться которыми можно впоследствии исключительно внутри сервиса.

    Списание производится ежедневно — система автоматически будет снимать с вашего счёта необходимую сумму. Как только средств на счету останется лишь на 5 дней использования workabox, вам на электронную почту будет выслано соответствующее уведомление (такие сообщения высылаются ежедневно в течение всего пятидневного периода).

    Если же в указанный срок деньги так и не были переведены, то система автоматически переключается на бесплатный тарифный план.При этом вы сможете продолжать работу, но с рядом ограничений — невозможно будет добавить новый товар или нового сотрудника, ввести какую-либо маркетинговую акцию, использовать экраны и кассу, проводя продажи только через веб-интерфейс. Также вы можете свободно забрать любую вашу информацию (скачивать в виде файла Excel см.«2.7. Экспорт данных предприятия»)

    Вы также можете в любое время сменить используемый вами ТП в сторону увеличения или уменьшения. Повышение необходимо в случае расширения сети, открытия новых магазинов, найма дополнительных сотрудников, и т. п. Понижение ТП, соответственно, потребуется при обратном процессе: уменьшении количества магазинов или сокращении штата.

    Обе эти процедуры производятся через «Администрирование» (в правом верхнем углу экрана) на закладке «Тарифный план». Там вы можете либо сменить ТП на новый, либо настроить уже имеющийся, расширив его возможности.

    Важно. Прежде чем совершать процедуру понижения, необходимо привести вашу торговую сеть к виду, описанному в выбранном ТП. Например, если у вас зарегистрировано 7 магазинов, а новые условия допускают только 5, то прежде чем производить смену придётся отказаться от 2-х (то есть перевести их в статус «Архив», подробности см. в главе «4. Структура предприятия розничной торговли»). То же самое касается сотрудников, кассовых мест и т. п. Другой вариант: можно внести некоторые поправки в новый выбранный ТП.

    В дальнейшем, чтобы ознакомиться с историей расчётов, необходимо зайти в «Администрирование» и воспользоваться вкладками «Начисления» или «Списания». Там вы можете получить подробную информацию за любой указанный вами период период.

    2.6. Изменение учётной записи предприятия

     izmeneniya-info.jpg

    В любой момент у вас имеется возможность сменить некоторые из данных предприятия, которые были введены при регистрации. Это может потребоваться в случае, например, изменения названия, адреса или телефона. Или же если при регистрации были допущены какие-либо ошибки.

    Для изменения учётной записи необходимо войти в систему и воспользоваться разделом «Администрирование» (в правом верхнем углу экрана). Все данные о вашем предприятии находятся в закладке «Информация о предприятии», в разделе «Основные данные». Для изменения этой информации необходимо воспользоваться кнопкой «Редактировать».

    В открывшемся окне открывается полная информация о предприятии. Также в соответствующих закладках указана информация об имеющихся складах, торговых точках, кассах, сотрудниках и т. д. Подробнее о работе с данными закладками будет рассказано в соответствующих разделах. Нас же пока интересует только первая закладка «Свойства». Тут можно сменить название фирмы, её адрес и телефон.

    Важно. Редактировать эти данные может только администратор (человек, зарегистрировавший предприятие в системе), а также те сотрудники, которые имеют для этого соответствующие права. Подробности о добавлении новых сотрудников и выдаче им прав расписаны в разделе «5. Персонал, управление персоналом»

    После того как редактирование было завершено, необходимо нажать на кнопку «Сохранить», чтобы обновить все данные.

    Имеется также возможность узнать, когда и кем редактировалась информация о предприятии — для этого воспользуйтесь кнопкой «История».

    2.7. Экспорт данных предприятия

    eksport-dannih.jpg

    Все данные, хранящиеся в системе, принадлежат только вашей компании. Никто и никогда со стороны не получит к ним доступа. В то время, как вы можете в любой момент загрузить всю информацию к себе на компьютер. Для этого нужно воспользоваться экспортом пользовательских данных.

    В главном меню выбираем пункт «Настройка» и далее — «Экспорт данных». На открывшейся странице нужно отметить, какие именно данные требуются, указать за какой период. После нажатия кнопки «Экспорт» сервис предложит вам скачать архив, содержащий всю запрошенную информацию в виде файлов Excel.

    Даты можно ввести как вручную, так и воспользовавшись календарём (клик на соответствующую иконку справа от поля даты). Если точный промежуток времени не задан, то будут загружены указанные данные с момента начала работы компании.

    Если же вас интересует вообще вся информация, то просто отметьте пункт «Экспортировать всё» — в таком случае будут выгружены все данные за весь период пользования workabox.

    2.8. Использование workabox для интернет-магазинов

    workabox не имеет собственных механизмов для управления интернет-магазином. Однако возможна интеграция с популярным сервисом inSales, специально созданным для развёртывания интернет-магазинов. Неважно, идёт ли речь об автоматизации учёта интернет-магазина, или оффлайн-ритейлер открывает ещё и интернет-представительство, в любом случае процесс интеграции между сервисами проходит максимально быстро и не требует выполнения особых процедур. Также нет необходимости ни в каких сложных настройках. Подробности об интеграции с сервисом inSales изложены в главе «16. Интеграция workabox с сервисом inSales».Если же интернет-магазин реализован на другой платформе, то мы можем предоставить свой API (интерфейс программирования приложений) для интеграции именно с вашим магазином.

Оставить отзыв