Структура компании

Структура предприятия в workabox настраивается через пункты меню «РТТ», «Представительства» и «Склады» вкладки «Предприятие».

Представительство – это офис, которому подчиняются РТТ. Если компания работает по схеме франчайзинга, необходимо отметить в карточке представительства соответствующее поле.

РТТ, в свою очередь, подчиняется определенному представительству.

«Склады» представляют собой объекты хранения товаров вне торговых точек. Со склада товар нельзя продать напрямую, предварительно его необходимо поставить на РТТ.

Рекомендуется подробно заполнять информацию о подразделениях и РТТ, чтобы структура предприятия была максимально четкой и прозрачной. (Информация из карточки РТТ будет отображаться на чеке).

База покупателей

workabox позволяет вести базы данных покупателей прямо в программе. Каждый клиент магазина может почувствовать персональный сервис, а компания будет иметь возможность знать всех своих клиентов. Ведение базы покупателей производится во вкладке «Маркетинг» – «Покупатели».

Помимо базовых полей, таких как день рождения, телефон и e-mail, через «Свойства покупателей» есть возможность добавлять собственные поля, которые отображаются в «Дополнительных свойствах».

При добавлении карты покупателя к анкете пользователя, в workabox будет отображаться также информация о покупках, возвратах и накопленных клиентом бонусах.

Входящие платежи

Входящий платеж – вид перемещения денежных средств, который возникает в результате обязательств внешних контрагентов по отношению к предприятию. Например, в случае возврата товаров поставщику.

Для создания входящего платежа в workabox, необходимо выбрать тип операции (наличная\безналичная), отправителя, получателя, счет, на который нужно зачислить деньги, и другие параметры.

Перед тем, как создавать документ безналичного входящего платежа, необходимо убедиться, что в workabox задан расчетный счет: «Предприятие» – «Расчетные счета».

Продажа товара

Касса является самым удобным способом продаж в workabox и работает на любом компьютере или планшете под управлением MS Windows 7 и выше. workabox.КАССА поддерживает работу с разнообразным торговым оборудованием: сканерами штрих-кодов, торговыми весами, чековыми принтерами и фискальными регистраторами.

Чтобы сформировать чек, следует просканировать штрих-код товара либо найти его по коду, или же выбрать на экране кассы. Если у покупателя есть дисконтная карта или другой маркетинговый инструмент, его можно также просканировать или ввести штрих-код вручную. При необходимости, можно предоставить покупателю дополнительную «менеджерскую скидку».

Для оплаты покупки и завершения продажи необходимо нажать на значок кошелька в левом верхнем углу приложения, выбрать способ оплаты и нажать «Оплатить».

Настройте подключенное торговое оборудование и принтер в меню «Настройки» – «Оборудование».

Номенклатурный справочник

Создание номенклатурного справочника – первая задача при старте работы с workabox. Структура номенклатурного справочника в workabox является гибкой и настраиваемой пользователем. Для разных товарных групп структура справочника может различаться.

Настройка справочника производится через меню «Товары, цены» – подменю «Товары». Вносить и редактировать данные можно как вручную, так и с помощью импорта из файла Excel.

Каждому товару можно присвоить одно или несколько изображений, используя соответствующую вкладку.

Приход товара от поставщика

Приход товара в workabox оформляется через меню «Закупки» – «Приход товаров от поставщиков». После заведения документа, внесенные данные можно редактировать. А для того, чтобы товар отобразился на остатках документ следует перевести в статус «Завершен».

Рекомендуется сразу указывать поставщика, поскольку этот параметр в дальнейшем может пригодиться. Для этого существует меню «Поставщики».

Возврат товара поставщику

При необходимости вернуть товар поставщику, создается документ возврата: «Закупки» – «Возвраты товаров поставщикам», добавляется товар. После сохранения документ необходимо перевести в статус «Завершен».

Оформление возврата денег выполняется отдельно с помощью документов «Входящих платежей», меню «Деньги».

otcheti-pribil.jpg

Товарооборот, прибыль, остатки: отчет за 6 секунд в workabox

Есть такое крылатое выражение «Чтобы строить – нужно знать. Чтобы знать – нужно учиться».

В рознице точно так же.

Чтобы своевременно заказывать (товар), нужно знать (его остатки в магазине и на складе).

Чтобы грамотно управлять (бизнесом), нужно знать (основные показатели деятельности).

Эта информация часто оказывается недоступна в нужный вам момент времени.

  • То директор магазина занят и не может прямо сейчас сказать остатки товара;
  • То менеджер ушел раньше времени по личным обстоятельствам, не подготовив для вас отчет о прибыли и товарообороте за прошлую неделю;
  • То у вас (если мы говорим о мелкой рознице, где вы сам себе и работодатель, и работник) просто нет времени скомпоновать и проанализировать данные в Excel.

Всё это приводит к потере самого важного в бизнесе – к потере времени. Чем дольше вы ждете необходимую информацию, тем дольше принимаете решение. Тем меньше прибыли получаете в конечном итоге.

Всё взаимосвязано.

«Какой выход предлагаете?» – спросите вы и будете правы.

Workabox – отчеты о рознице за 6 секунд

Автоматизировав розницу с помощью workabox, вы переходите на новый, более мобильный (а потому и более действенный) способ управления бизнесом.

Вам не нужно звонить завскладом, чтобы узнать остатки товара. Не нужно в среду ждать, пока менеджер подготовит отчет о прибыли к пятнице. Не нужно переносить данные из тетради кассира в Excel, чтобы сделать более-менее приемлемый анализ.

Вы используете workabox – онлайн-сервис управления розницей.

Это значит, что все бизнес-процессы обслуживаются сервисом workabox. Теперь для получения нужного отчета о деятельности розницы вам нужно сделать 3 простых шага:

  • Открыть ноутбук (включить планшет или компьютер).
  • Подключиться к Интернету.
  • Войти в workabox.

ВСЁ! 6 секунд и главные показатели деятельности перед вами. Зайдя в раздел «ОТЧЕТЫ», вы за те же 6 секунд, задав период, строите нужный вам отчет.

Мало того, когда дело касается остатков, сервис workabox, анализируя прошлые периоды, сразу предлагает вам необходимое для заказа количество товара.

Контролируя розницу в режиме онлайн и получая бизнес-информацию мгновенно, вы значительно упрощаете работу, освобождая свое время.

Какой товар лучше продавался на прошлой неделе, а какой – нет? Сколько единиц осталось в магазинах и не настало ли время провести маркетинговую акцию, чтобы увеличить оборот неходового товара? Какая торговая точка показала самый высокий или самый низкий уровень продаж?

На все эти вопросы вы получаете ответ за 6 секунд, просто открыв workabox.

Попробуйте!

denezhnyy-uchet-vxod.jpg

Входящие платежи в workabox

Входящие платежи – это поступление средств. К этой функции вы прибегаете в различных ситуациях. Например, когда поставщик возвращает вам деньги за недопоставку. Или если ваш бизнес-партнер перечисляет средства за услуги, которые вы ему предоставляете (аренда помещения, к примеру).

Вариантов много. И все они учитываются workabox.

Входящие платежи (как и исходящие) могут быть наличными и безналичными.

Для создания входящего платежа в workabox вам понадобится 1 минута. Выбираете тип операции (наличная\безналичная), отправителя, получателя, счет, на который нужно посадить деньги, и другие параметры.

Это всё. Входящий платеж создан, деньги учтены, соответствующие документы распечатаны прямо из workabox.

Время – до 1 минуты.

Сложно? Едва ли. Здесь даже основы бухгалтерского учета знать не нужно.

Попробуйте на практике создать входящий платеж в workabox!

 spravochnik-podrazdeleniy.jpg

Создание справочника подразделений в workabox

Первое, что нужно сделать в workabox – создать структуру вашей розницы. Чтобы учет товара и денег был безошибочным, необходимо указать все ваши магазины, склады, франчайзи, кассы подразделений и магазинов.

При этом для дальнейшей корректной работы четко указываем иерархию – подчинение бизнес-структур друг другу. Например, склады и магазины в регионе подчиняются представительству в этом регионе. А само представительство и франчайзи  – головному офису.

Для ведения удобного товарного и денежного учета необходима четкая иерархия. 

Советуем с самого начала указывать полные данные (наименование, адрес, телефон и т.д.). Чем полнее и точнее введенные данные, тем проще и легче вы работаете с сервисом workabox впоследствии. Ориентировочное время создания справочника подразделений для розницы, в активе которой 10 структурных единиц – 15 минут.

Убедитесь в этом сами!

Списание

После проведения инвентаризации или в процессе операционной деятельности может оказаться, что фактические остатки меньше расчетных. В таком случае разницу списывают соответствующим документом.

Каждый факт списания должен подвергаться проверке и анализироваться.

Сотрудники

При создании справочника пользователей указывается группа, в которую входит сотрудник, и устанавливается подразделение, за которым он закреплен. Сделать это можно с помощью меню «Сотрудники» вкладки «Предприятие». Один сотрудник может быть закреплен только за одним подразделением.

При регистрации новых пользователей необходимо указывать e-mail пользователя для автоматической отправки ему пароля для входа в систему.

Маркетинговые акции

workabox содержит готовые инструменты для привлечения новых клиентов и увеличения продаж. Для их настройки используется меню «Маркетинговые акции» во вкладке «Маркетинг».

Распродажи – один из самых простых способов стимулирования продаж. Применяются, как правило, когда спрос на сезонный товар начинает снижаться. При создании распродажи указывается, какой товар принимает участие в акции.

Купон на скидку – удобный инструмент для привлечения новых клиентов. Купон распространяется в людных местах или прессе, и при предъявлении дает скидку в размере, указанном в тексте объявления.

Подарочные сертификаты на определенную сумму позволяют получить деньги от покупателя до непосредственной продажи товара. Такие инструменты легко создать, напечатать, и они сразу могут начать приносить прибыль компании.

Для того чтобы использовать сертификаты и купоны на скидку, необходимо выполнить эмиссию, предварительно заведя требуемый тип МИ в справочнике типов МИ.

Исходящие платежи

Создание исходящего платежа в workabox производится по аналогии со входящим. Как правило, этот документ связан с оплатой поставщику за поставленный товар. Для его создания необходимо заполнить специальную форму: выбрать тип операции (наличная\безналичная), отправителя, счет, с которого необходимо списать деньги, получателя и другие параметры.

После того, как созданный документ переведен в статус «Завершен», деньги списываются со счета.

Возвраты от покупателя

С помощью workabox.КАССА также можно оформить возврат ранее купленного покупателем товара.

Возврат формируется только на основании документа розничной продажи. Прежде всего, необходимо найти чек по номеру или по дате продажи.

После выбора чека появляется возможность отметить возвращаемый товар и, при необходимости, изменить его количество.

Аналогичная опция доступна через веб-интерфейс: «Продажи» – «Возвраты товаров от покупателя».

При возврате, workabox проверяет, не был ли данный товар возвращен ранее, и следит за тем, чтобы количество возвращаемого товара не превышало количество проданного в исходном чеке.

Товарные группы

Товарные группы позволяют структурировать номенклатурный справочник, а также модифицировать структуру справочника под потребности конкретного ритейлера.

Размер и количество товарных групп не ограничено, есть возможность создавать подгруппы, перемещать товары между ними, задавать изображение группы, чтобы легче находить ее на экране кассы.

Разумное использование товарных групп значительно упрощает работу с номенклатурным справочником.

marketimg.jpg

Маркетинг в workabox: коротко о главных возможностях

В футболе борются за мяч. В политике – за лидерство и власть. А в рознице – за клиента. В этой борьбе есть множество приемов, но самый действенный – это торговый маркетинг.

На деле всё оказывается не так просто, как в теории. Грубо говоря, купон на скидку можно и на обычном принтере распечатать. Но как его учитывать в продажах? Как защитить от подделок и недобросовестности продавцов? Как учитывать долю клиентов, которые купили товар по скидке, в общем «котле» продаж?

Вопросов много. Да, решение есть – специальное ПО. Такое, например, как используют «монстры» розничного рынка.

Вот только мелкой и средней рознице такие решения не по карману.

Workabox расширяет ваш карман. Смысл в том, что с workabox вы легко организуете и учитываете маркетинговые акции не хуже тех, которые обеспечивают лояльность клиентов вышеупомянутым крупным ритейлерам.

А именно:

  • Проводите акции и распродажи;
  • Устанавливаете скидки. Как на отдельный товар, так и на группу товаров;
  • Создаете гибкие маркетинговые инструменты: дисконтные карты, подарочные сертификаты, купоны на скидку и т.п.;
  • Ведете базу данных клиентов, учитывая эту информацию при проведении акций и повышая тем самым лояльность покупателей.

Оценивать новые возможности лучше наглядно!

denezhnyy-uchet-pay.jpg

Исходящие платежи в workabox

Чаще всего исходящий платеж создается, когда требуется оплатить поставку товара. Но т.к. workabox в числе прочего – это и сервис для ведения денежного учета, то вы можете отражать в нём все финансовые операции.

Создать исходящий платеж так же просто, как и входящий. Нужно заполнить специальную форму: выбрать тип операции (наличный\безналичный), отправителя, счет, с которого необходимо списать деньги, получателя и пр.

Теперь можно распечатать платежное поручение. Нужный вам бланк вы загружаете заранее, после чего всегда распечатываете полностью готовый к отправке в банк документ.

После того, как созданный документ переведен в статус «Завершон», деньги списываются о счета.

Ведение денежного учета в workabox просто и быстро.

Посмотрите!

tovarniyu-uchet.jpg

Особенности товарного учета с workabox

От качества товарного учета напрямую зависит качество обслуживания покупателей в ваших магазинах.

Вам, как владельцу розничного бизнеса, нужно знать:

  • О поступлении товара в магазин;
  • О перемещении товара между магазинами;
  • О совершении продаж;
  • Об остатках товара в магазине.

Мало того, этим нужно управлять. Причем, оперативно. Например, новые ценники должны быть напечатаны до того, как товар поступил в магазин, а не после. И о том, что ходовой товар заканчивается, также нужно знать до того, как остатки приблизились к критическому минимуму.

Возможность оперативно вести товарный учет вы получаете с workabox.

У сервиса намного больше возможностей, чем кажется на первый взгляд. Например, workabox помогает искоренить случаи воровства вашими нерадивыми продавцами (если, конечно, таковые имеются).

Распространены случаи (в мелкой рознице, в которой учет ведется в тетради), когда продавец отпускает товар покупателю, а сам подкладывает на полку точно такой же экземпляр, купленный где-нибудь на рынке. И вроде как продажи не было.

С workabox такой «номер не пройдет, т.к. продавцу придется распечатать чек. И продажа сразу же видна вам в отчетах.

С workabox вы контролируете движение товара

При этом неважно: осуществляется ли продажа в вашем магазине вручную или нужно оборудовать полноценное кассовое место (с использованием сканера штрих-кодов, фискального регистратора, весов и пр.).

Еще раз обратите внимание, что в workabox вы видите движение товара в реальном времени. Поэтому управление розницей действительно оперативно.

Вы анализируете динамику продаж и заказываете товар или «перекидываете» его между магазинами и складами задолго до того, как успели продать последнюю единицу.

Добавьте к этому встроенные маркетинговые инструменты, позволяющие собирать информацию о ваших покупателях и использовать ее. Например, когда-то вы проводили акцию, и клиент заполнил анкету. Теперь, даже через год, осуществляя продажу, кассир в специальном поле увидит, что сегодня\завтра у этого покупателя день рождения, что у него есть 6-летний сын (можно поинтересоваться у него о том, как идет подготовка к школе), что он увлекается подводной охотой (спросить, удалось ли последнее «погружение») и т.п.

Это выводит вашу розницу на иной уровень, с другим подходом к клиентам, с другим уровнем доходов).

Убедитесь в этом!

spravochnik-polzovatelya.jpg

Создание справочника пользователей в workabox

Первый шаг пройден – создана структура вашей розницы.

Любому бизнесу нужны люди. Поэтому второй шаг работы с workabox – создание справочника пользователей.

Для работников указывается должность (менеджер офиса, продавец, кассир, завскладом и т.п.) и осуществляется привязка к подразделению.

Один сотрудник может быть закреплен только за одним подразделением. Так нужно, прежде всего, для безопасности, чтобы исключить конфликты прав доступа на совершение тех или иных операций. Это поможет избежать мошенничества со стороны сотрудников.

Не стоит откладывать на потом то, что можно сделать сразу. При создании справочника пользователей следует указывать максимум информации о ваших сотрудниках (ФИО, дата рождения, телефон, электронный адрес и пр.). Подробное заполнение карточек пользователей максимально упростит вашу работу с workabox в будущем.

Практика клиентов workabox показывает, что для создания справочника 10 пользователей нужно 10 минут.

Проверьте это!

Программа лояльности

Удерживать клиентов с программами лояльности workabox – очень просто. Для этого необходимо создать соответствующий «Тип МИ» – карту покупателя, и маркетинговую акцию на выбор: с фиксированной, накопительной скидкой или одну из бонусных программ. Для их создания используется меню «Маркетинговые акции» во вкладке «Маркетинг».

Начисление бонусов от суммы чека или за приобретенный товар – это разновидности одной бонусной программы. При создании акции с начислением бонусов за приобретенный товар указывается, какой товар принимает участие в акции.

Оплата покупки бонусами –обязательная к созданию акция, которая позволяет покупателям рассчитываться накопленными бонусными баллами.

Сдача в «кошелек» – акция, которая позволяет уменьшить оборот разменной монеты в магазине, перенося сдачу на бонусный счет покупателя.

С помощью workabox также можно печатать на чек информацию о накопленных и потраченных бонусных баллах, а также любой произвольный текст.

Перед тем, как изготовить карты покупателя, необходимо сделать эмиссию МИ.

Зарегистрируйтесь

Чтобы уже сегодня начать бесплатно
в течение 14 дней пользоваться workabox.